Toimitila pitää tyhjentää monesta syystä: vuokrasopimus päättyy, yritys siirtyy pienempiin tiloihin, toiminta loppuu tai remontti vaatii tyhjät huoneet. Tyhjennyksessä vaikeinta ei ole kantaminen, vaan päätökset. Mikä siirtyy uusiin tiloihin, mikä varastoidaan, mikä menee uudelleen käyttöön ja mikä on jätettä? Ja kuka vastaa mistäkin? Flyto Oy on helsinkiläinen muuttoyritys vuodesta 2018. Tyhjennämme toimistot, liiketilat ja varastot pääkaupunkiseudulla omalla henkilökunnalla, ja ylimääräiset kalusteet voi viedä lämpimään varastoomme Malmille. Tällä sivulla käydään läpi luovutusehdot, lajittelu, yrityksen jätehuoltovastuu ja dokumentointi. Kotien tyhjennyksistä kerrotaan sivulla asunnon tyhjennys.
Milloin toimitilan tyhjennys tarvitaan
| Tilanne | Tyypillinen aikataulu | Mitä tyhjennykseltä vaaditaan |
|---|---|---|
| Vuokrasopimus päättyy | Luovutuspäivä tiedetään kuukausia etukäteen | Tila tyhjäksi sopimuksen ehtojen mukaan ennen luovutustarkastusta |
| Muutto pienempiin tiloihin | Samaan aikaan muuton kanssa | Osa kalusteista uusiin tiloihin, osa varastoon tai uudelleenkäyttöön |
| Konkurssi tai toiminnan lopetus | Usein lyhyt, pesänhoitajan tai omistajien aikataulu | Valokuvat ennen poistoa ja kirjalliset päätökset jokaisesta erästä |
| Remontti tai tilamuutos | Tila tyhjänä remontin ajan, kalusteet takaisin sen jälkeen | Välivarastointi ja paluutoimitus sovittuna päivänä |
| Varaston tai arkistotilan tyhjennys | Usein osana tilajärjestelyä | Lajittelu, hyllyjen purku ja raskaiden esineiden haalaus |
Jos kalusteet vain siirtyvät remontin ajaksi toiseen kerrokseen, kyse on siirrosta eikä tyhjennyksestä (katso sisäiset siirrot).
Vuokrasopimuksen luovutusehdot ja alkuperäinen kunto
Liiketilan vuokrasopimuksessa luovutuksen ehdot sovitaan pääosin itse, joten ensimmäinen tehtävä on lukea oma sopimus. Laki liikehuoneiston vuokrauksesta antaa vain perustan. Vuokralaisen on hoidettava huoneistoa huolellisesti, ja hän vastaa vahingosta, jonka on aiheuttanut tahallaan tai huolimattomuudellaan. Tavanomaisesta kulumisesta vuokralainen ei vastaa, jos vuokranantaja vastaa huoneiston kunnosta ja kunnossapidosta. Velvollisuus purkaa omat rakenteet tai palauttaa tila alkuperäiseen kuntoon riippuu sopimuksen ehdoista. Tarkista ainakin nämä:
- luovutuspäivä ja kellonaika sekä se, kuka tarkastaa tilan vuokranantajan puolesta
- ennallistamisvelvoite: omat väliseinät, lattiapinnat, seinään kiinnitetyt hyllyt, kyltit ja teippaukset
- vuokranantajan omistama irtaimisto, esimerkiksi keittiön kalusteet, jota ei saa viedä pois
- avainten, kulkukorttien ja pysäköintitunnisteiden palautus
- onko luovutussiivous vuokralaisen tehtävä.
Irrotettavat kalusteet, kuten hyllyt, kaapistot ja sermit, puramme tyhjennyksen yhteydessä. Rakennustyöt, kuten väliseinien purku tai pintojen korjaus, kuuluvat remonttiyritykselle. Aikataulutamme tyhjennyksen niin, että tila on tyhjä ennen niiden alkua.
Kalusteiden lajittelu: siirto, varastointi, uudelleenkäyttö vai jäte
| Erä | Esimerkkejä | Mitä erälle tehdään |
|---|---|---|
| Siirto uusiin tiloihin | Sähköpöydät, tuolit, neuvottelukalusteet, puhelinkopit | Puretaan, kuljetetaan ja kootaan uusissa tiloissa (toimistokalusteiden asennus) |
| Varastointi | Ylimääräiset työpisteet, arkistot, kausikalusteet | Malmin lämmin varasto, inventaario ja valokuvat, toimitus takaisin sovittuna päivänä |
| Uudelleenkäyttö | Ehjät kalusteet, joille yrityksellä ei ole käyttöä | Yritys myy tai lahjoittaa ne itse, ja me kuljetamme erän sovittuun osoitteeseen |
| Kierrätys ja jäte | Rikkinäiset kalusteet, pahvit, metalliosat | Lajitellaan jakeittain ja viedään vastaanottopaikkaan |
Järjestys ei ole makuasia. Jätelain etusijajärjestyksen mukaan jätteen syntyä on ensisijaisesti vähennettävä. Syntynyt jäte on ensisijaisesti valmisteltava uudelleenkäyttöön tai toissijaisesti kierrätettävä, ja vasta sen jälkeen tulevat muu hyödyntäminen ja loppukäsittely. Siksi ehjien kalusteiden myynti tai lahjoitus kannattaa selvittää hyvissä ajoin ennen tyhjennyspäivää. Lisätietoa varastoinnista on sivulla varastointi. Kodin tavaroiden poisvienti on eri palvelu (katso kierrätyspalvelu).
Yrityksen jätteet ovat yrityksen vastuulla
Jätelain 28 §:n mukaan jätteen haltijan on järjestettävä jätehuolto. Toimitilan tyhjennyksessä jätteen haltija on yleensä yritys itse. Suomi.fi:n yritysohjeen mukaan jokaisen yrityksen on tiedettävä jätteensä määrä ja laatu ja järjestettävä sille jätehuolto. Käytännössä tästä seuraa kolme asiaa:
- Sortti-asemat eivät ole automaattisesti yrityksen käytössä. HSY:n mukaan yritys voi asioida Sortti-asemilla, jos sillä on jätelain edellyttämä TSV-sopimus HSY:n kanssa. Palvelua voi pyytää suoraan HSY:ltä myös, jos yrityksen vuosittainen TSV-palvelun tarve jää alle 2 000 euron (alv 0 %) tai tarve johtuu ennalta arvaamattomasta kiireestä. Muussa tapauksessa palveluntarjoaja haetaan ensin Materiaalitori.fi-palvelusta.
- Kuorma-autokuormat menevät Ämmässuolle. Sortti-asemille ei voi tulla kuorma-autolla, joten HSY ottaa kuorma-autokuormat vastaan Ämmässuon ekoteollisuuskeskuksessa.
- Vastuu päättyy vasta oikeaan paikkaan. Suomi.fi:n mukaan yrityksen vastuu jätteestä päättyy, kun jäte luovutetaan jätehuoltorekisteriin merkitylle kuljettajalle oikeilla jätetiedoilla ja käsittelijällä on ympäristölupa. Tilaajalla on oikeus vaatia nämä tiedot. Kuljetus ja vastaanottopaikat sovitaan kartoituksessa.
Jätemaksut eritellään laskulla omana rivinään, jotta kirjanpito näkee, mitä meni jätteeksi.
SER-laitteet ja vaaralliset jätteet
Tyhjennyksen yllätykset löytyvät usein kaapeista: vanhoja näyttöjä ja tietokoneita, tulostimia, kahvinkeittimiä, loisteputkia, akkuja, maaleja ja siivouskemikaaleja.
- Sähkö- ja elektroniikkalaitteet (SER). Laitteiden jätehuolto kuuluu tuottajavastuun piiriin. HSY:n ohjeen mukaan Sortti-asemille voi tuoda vain pieniä määriä kotitalouskäyttöön tarkoitettuja laitteita. Suuret SER-kuormat ja isokokoiset laitteet toimitetaan SER-tuottajayhteisön yrityksille tarkoitettuun keräyspisteeseen, jossa vastaanotto on maksutonta.
- Vaarallinen jäte. HSY ottaa yritysten vaaralliset jätteet vastaan vain Kivikon vaarallisen jätteen asemalla hinnaston mukaista maksua vastaan, ja mukaan tarvitaan siirtoasiakirja. Suomi.fi:n mukaan yrityksen on pidettävä kirjaa vaarallisesta jätteestä, laadittava luovutuksesta siirtoasiakirja ja säilytettävä sen jäljennös kolme vuotta. Vaarallista jätettä ovat esimerkiksi öljyt, maalit, liuottimet, kylmälaitteet ja tietokoneen näytöt.
Flyton muuttoautossa ei kuljeteta vaarallista jätettä. Kerää maalit, kemikaalit, akut ja loisteputket erilleen ennen tyhjennyspäivää ja toimita ne luvalliselle vastaanottajalle. Me tyhjennämme muun tilan. Jos näyttöjä tai kylmälaitteita on paljon, niiden käsittelystä sovitaan kartoituksessa.
Asiakirjat, tietokoneet ja tietovälineet
Tyhjennyksen suurin riski ei ole painava kaappi, vaan unohtunut mappi tai kiintolevy. Tietosuojavaltuutetun toimiston mukaan henkilötietojen käsittelyä ovat kaikki toimenpiteet suunnittelusta tietojen poistamiseen. Käsittelystä vastaa rekisterinpitäjä eli organisaatio, joka päättää käsittelyn tarkoituksen ja tavan. Tilaa tyhjentävä yritys vastaa siis itse siitä, että asiakirjat ja tietovälineet on käyty läpi ja tiedot hävitetty tai siirretty ennen tyhjennystä. Tuhoamiseen käytetään siihen erikoistunutta palvelua. Ennen tyhjennyspäivää kannattaa tehdä nämä:
- Nimeä vastuuhenkilö, joka käy kaapit, laatikostot ja varastot läpi.
- Kerää tietokoneet, puhelimet, kiintolevyt ja muistitikut erilleen IT-vastaavan käsiteltäviksi.
- Merkitse säilytettävät arkistot, jotta ne kulkevat omana eränään uusiin tiloihin tai varastoon.
- Tarkista lopuksi, ettei poistettaviin kalusteisiin jää papereita.
Arkistojen ja IT-laitteiden siirrosta kerrotaan sivulla tietoturvallinen muutto.
Aikataulu, luovutustarkastus ja dokumentointi
- 4–8 viikkoa ennen luovutusta: kartoitus paikan päällä (tavaramäärä, kulkureitit, hissit ja lastauspaikka) sekä päätökset siirrettävistä, varastoitavista ja poistettavista kalusteista.
- 2–4 viikkoa ennen: myynti- ja lahjoituserät, SER-laitteiden ja vaarallisen jätteen erottelu, arkistojen läpikäynti sekä hissin ja lastauspaikan varaukset.
- Tyhjennyspäivä: siirtoerä uusiin tiloihin, varastoerä Malmille sekä kierrätys- ja jäte-erät vastaanottopaikkoihin. Tarvittaessa työ tehdään iltaisin tai viikonloppuisin.
- Luovutus: tila on tyhjä, avaimet ja kulkukortit on palautettu, ja tila tarkastetaan yhdessä vuokranantajan kanssa.
Valokuvaamme tilat ennen ja jälkeen tyhjennyksen, ja varastoon viedyistä kalusteista tehdään inventaario valokuvineen. Kuvat jäävät tilaajan aineistoksi luovutustarkastusta varten. Luovutussiivous ei sisälly tyhjennykseen. Jos sopimus edellyttää sitä, varaa siivous tyhjennyksen jälkeiselle päivälle.
Taloyhtiöiden ja toimitalojen yhteiset varastot
Tyhjennettävä tila ei aina ole yrityksen oma. Taloyhtiön kellari- ja yhteisvarastojen tyhjennyksessä päätökset ja asukkaille tiedottaminen kulkevat taloyhtiön omien sääntöjen mukaan, ja palvelu on kuvattu sivulla palvelut taloyhtiöille. Toimistojen, liiketilojen ja yrityksen varastojen tyhjennys tilataan yrityksenä. Tarjous tulee yhtenä kokonaisuutena, jossa siirrot, varastointi ja poistot on eritelty.
Hinta ja tarjouspyyntö
Toimitilan tyhjennyksen hinta sovitaan kartoituksessa, joka tehdään paikan päällä tai kuvien perusteella. Hintaan vaikuttavat tavaramäärä, purkutyö, kerrokset ja hissit, kantomatka autolle, erien määrä, varastoinnin kesto ja ajankohta. Laskutamme verkkolaskuna. Flyto on hoitanut yli 10 000 muuttoa, ja Google-arvosanamme on 4,9/5 yli 500 arvostelusta. Pyydä tarjous sivulla yritysmuuton tarjouspyyntö tai soita numeroon +358 50 327 9734. Jos tyhjennys liittyy muuttoon, katso myös yritysmuutot ja yrityslogistiikka.
Lähteet
- Finlex: Laki liikehuoneiston vuokrauksesta 482/1995 – finlex.fi
- Finlex: Jätelaki 646/2011 (etusijajärjestys, 28 §) – finlex.fi
- HSY: Jätepalvelut yrityksille ja yhteisöille (TSV, Materiaalitori, Ämmässuo) – hsy.fi
- HSY: Sortti-asemat yrityksille (vaarallinen jäte, siirtoasiakirja, SER) – hsy.fi
- Suomi.fi: Yrityksen jätehuollon järjestäminen – suomi.fi
- Suomi.fi: Vaarallinen jäte – suomi.fi
- Suomi.fi: Tuottajavastuu jätehuollossa – suomi.fi
- Tietosuojavaltuutetun toimisto: Henkilötietojen käsittely – tietosuoja.fi