Toimitilamuutto tarkoittaa koko toimitilan siirtoa uuteen osoitteeseen: mukana ovat toimistotilat, mutta myös myymälä, varasto tai tuotantotila ja kaikki se, mitä niissä on. Kyse ei ole vain kalusteiden kuljettamisesta paikasta toiseen, vaan kahden kiinteistön aikataulun yhteensovittamisesta: vanha tila pitää luovuttaa vuokranantajalle sovitussa kunnossa samalla, kun uudessa tilassa pitää olla sähköt, verkko ja kulunvalvonta valmiina. Flyto Oy on helsinkiläinen muuttoyritys, jonka toimisto ja lämmin varasto ovat Malmilla osoitteessa Ormuspellontie 20. Olemme tehneet yli 10 000 muuttoa, kalustomme on 15–55 m³ ja jokaiselle yritysmuutolle nimetään oma projektipäällikkö, joka vastaa kokonaisuudesta kartoituksesta viimeiseen tarkastukseen.
Miten toimitilamuutto eroaa toimistomuutosta
Toimistomuutossa siirretään työpisteet, arkistot ja neuvottelutilat. Toimitilamuutossa samaan urakkaan tulee tilatyyppejä, joilla on eri logiikka: myymälässä kuorma on hyllykalustetta ja myyntivarastoa, varastossa lavatavaraa ja hyllystöjä, tuotantotilassa työpisteitä, pientarvikkeita ja työkaluja. Erilliset toimistomuuton perusteet on kuvattu sivulla toimistomuutto; tämä sivu käsittelee kokonaisuutta, jossa toimisto on vain yksi osa.
| Tilatyyppi | Mikä ratkaisee kartoituksessa | Mikä menee pieleen ilman suunnittelua |
|---|---|---|
| Toimisto | Työpisteiden määrä, sähköpöydät, sermit, arkistot, IT-laitteet | Laatikot päätyvät väärille työpisteille, kun merkintä puuttuu |
| Myymälä | Hyllykalusteet, kassapisteet, myyntivarasto, aukioloajat | Myynti seisoo, koska siirto tehdään aukioloaikana |
| Varasto | Hyllystöt, lavamäärä, lastauslaituri, trukkiliikenne | Kuorma ei mahdu autoihin, koska lavamäärää ei ole laskettu |
| Tuotantotila | Koneiden kiinnitykset, työpisteet, pientarvikkeet, poistettavat | Koneiden irrotus viivästyy, koska vastuunjakoa ei sovittu |
Vuokrasopimuksen päättyminen ja luovutuskunto
Toimitilamuuton aikataulu ei lähde muuttopäivästä vaan vuokrasopimuksesta. Liikehuoneiston vuokrauksesta annetun lain mukaan vuokrasopimus ja sen muutos on tehtävä kirjallisesti. Irtisanomisaika lasketaan sen kalenterikuukauden viimeisestä päivästä, jonka aikana irtisanominen on tehty, ja jollei muusta ole sovittu, aika on kolme kuukautta vuokranantajan ja yksi kuukausi vuokralaisen irtisanoessa. Muuttopäivä on lain mukaan vuokrasopimuksen päättymisen jälkeinen arkipäivä, ja määräaikaisessa vuokrasuhteessa muuttopäivää ei voida siirtää. Käytännössä tämä tarkoittaa, että tyhjennyksen ja loppusiivouksen on mahduttava tuohon päivään, ei sen jälkeen.
Luovutuskunto sovitaan vuokrasopimuksessa, ja se on syytä lukea auki jo kartoituksessa. Yleisimmät kohdat ovat seinäkiinnitysten jäljet, itse asennetut väliseinät ja sermit, logot ja teippaukset sekä se, jäävätkö vuokralaisen teettämät muutostyöt paikalleen vai puretaanko ne. Projektipäällikkö kirjaa nämä muuttosuunnitelmaan yhdessä muuttovastaavanne kanssa, jotta purkutyö osuu samaan päivään kuorman kanssa eikä jää viimeiselle viikolle. Kun tila tyhjennetään kerralla, katso toimitilan tyhjennys.
Tilainventointi: mitä tilassa oikeasti on
Inventointi on toimitilamuuton tärkein yksittäinen työvaihe, koska se ratkaisee autojen määrän, työryhmän koon ja sen, mitä uuteen tilaan ylipäätään mahtuu. Kartoituksessa käydään tila huoneittain ja jokainen kaluste, hylly, laite ja varastoerä merkitään yhteen kolmesta luokasta: mukaan, välivarastoon tai poistoon. Samalla mitataan hissit, oviaukot ja portaikot molemmissa päissä sekä tarkistetaan, millä kalustolla piha-alueelle pääsee.
Uuteen tilaan tehdään pohjapiirros, jossa jokaisella työpisteellä, hyllyvälillä ja myymäläkalusteella on numero. Sama numero tulee tarraan, ja tarra kiinnitetään laatikkoon ja kalusteeseen lähtötilassa. Perillä kantaja lukee numeron eikä kysy neuvoa, mikä on ainoa tapa pitää purku nopeana. Behind Median toimistomuutto hoitui yhden toimistopäivän aikana juuri tällä tavalla, ja Bonavan toimisto ja showroom siirrettiin Sanomatalon sisällä samalla numerologiikalla.
Mitä uuteen tilaan tarvitaan ennen muuttopäivää
Muuttoauto voi olla ajallaan, mutta jos uudessa tilassa ei ole sähköä tai kulkuoikeuksia, työryhmä seisoo. Nämä asiat kuuluvat vuokranantajalle, kiinteistöhuollolle ja IT-kumppanille, eivät muuttofirmalle, joten ne on sovittava nimillä ja päivämäärillä.
| Asia | Valmiina viimeistään | Kuka hoitaa |
|---|---|---|
| Sähkösopimus ja pistorasiat työpisteillä | Viikkoa ennen muuttoa | Yritys ja vuokranantaja |
| Verkkoyhteys, kaapelointi ja WLAN-tukiasemat | Viikkoa ennen muuttoa | IT-kumppani |
| Kulunvalvonta, avaimet ja hälytysjärjestelmä | Muuttoa edeltävänä päivänä | Kiinteistön edustaja |
| Hissi- ja lastauslaiturivaraukset molempiin päihin | Kaksi viikkoa ennen | Projektipäällikkö ja kiinteistö |
| Osoitteenmuutos rekistereihin ja kumppaneille | Muuttoviikolla | Yritys, katso yrityksen osoitteenmuutos |
Toimitilamuuton aikataulu vaiheittain
- Noin kolme kuukautta ennen. Vuokrasopimuksen päättyminen, luovutuskunnon ehdot ja muuttopäivä lukitaan. Kartoitus ja inventointi tehdään paikan päällä.
- Noin kuusi viikkoa ennen. Muuttosuunnitelma, pohjapiirroksen numerointi, vaiheistus ja vastuunjako kirjataan. Poistettavat kalusteet erotellaan myyntiin, lahjoitukseen ja kierrätykseen.
- Noin kolme viikkoa ennen. Hissi-, laituri- ja kulkulupavaraukset tehdään. Jos lastausalue rajataan kadulta, lupa-asia hoidetaan kaupungin ohjeen mukaan ajoissa.
- Muuttoviikko. Laatikot ja tarrat toimitetaan, henkilöstö pakkaa oman työpisteensä, arkistot pakataan lukittaviin laatikoihin ja IT-tuki irrottaa laitteet.
- Muuttopäivä tai -viikonloppu. Suojaus, purku, lastaus, ajo, kanto numeroiduille paikoille ja kokoaminen. Ilta- ja viikonloppuvuorot ovat yleisiä, jotta liiketoiminta ei keskeydy.
- Muuttoa seuraava viikko. Tyhjät laatikot noudetaan, poistokalusteet viedään pois ja vanha tila luovutetaan. Puutteet käydään läpi muuttovastaavan kanssa.
Jos muutto tehdään remontin takia ja tilaan palataan myöhemmin, kyse on väistöstä eikä lopullisesta muutosta, katso väistömuutto. Kun vaiheita on monta ja osapuolia vielä useampi, kokonaisuuden ohjaus kuvataan sivulla muuton koordinointi.
Poistokalusteet ja se, mitä uuteen tilaan ei oteta
Toimitilamuutossa poistettavaa kertyy tyypillisesti enemmän kuin arvataan: vanhat työpöydät, myymäläkalusteet, rikkinäiset hyllyt ja laitteet, joita ei enää käytetä. Käyttökelpoiset kalusteet kannattaa tarjota ensin myyntiin tai lahjoitukseen, ja loput ohjataan kierrätykseen, katso toimistokalusteiden kierrätys. Huomaa, että jätelain mukaan jätteen haltijan on ennen siirron aloitusta laadittava siirtoasiakirja muun muassa vaarallisesta jätteestä sekä rakennus- ja purkujätteestä, ja asiakirja on laadittava sähköisenä koneluettavassa muodossa. Tämä koskee esimerkiksi purettavia väliseiniä ja vaaralliseksi jätteeksi luokiteltavia eriä, ei tavallista käytettyä toimistokalustetta.
Mitä emme tee
Flyto ei irrota eikä kalibroi lääkinnällisiä tai laboratoriolaitteita, vaan ne kuuluvat laitetoimittajalle tai huoltokumppanille. Vaaralliset aineet ja UPS-akut eivät kulje muuttokuormassa, vaan ne siirretään omana kuljetuksenaan siihen erikoistuneen toimijan kanssa. IT-laitteiden irrotus ja kytkentä kuuluvat yrityksen omalle IT-tuelle tai IT-kumppanille; me suojaamme, pakkaamme ja kuljetamme laitteet uuden työpisteen numerolle. Kotimaisessa kuljetuksessa rahdinkuljettajan vastuu on tiekuljetussopimuslain mukaan rajoitettu 20 euroon tavaran kokonaispainosta puuttuvaa kiloa kohti, joten poikkeuksellisen arvokkaat erät on hyvä käydä läpi kartoituksessa erikseen.
Toimitilamuutto onnistuu, kun inventointi on tehty kunnolla, luovutuskunto on luettu auki ja uuden tilan tekniikka on valmiina ennen autoa. Referenssejämme ovat muun muassa Behind Media, Bonava, Oatly, Islet Group, Vapaus Bikes ja Anuco. Jätä yritysmuuton tarjouspyyntö, niin projektipäällikkö tulee kartoitukseen ja saatte kirjallisen suunnitelman, jossa vaiheet ja vastuut ovat omilla riveillään.
Lähteet
- Laki liikehuoneiston vuokrauksesta 482/1995, 4 §, 42 §, 55 § ja 56 § – Finlex, avoin data
- Jätelaki 646/2011, 121 § ja 121 a § (siirtoasiakirja) – Finlex, avoin data
- Tiekuljetussopimuslaki 345/1979, 32 § 2 momentti – Finlex, avoin data