Yritysmuuton hinta ei ole neliöhinta eikä hinnaston rivi. Kahden 30 hengen toimiston muutot voivat poiketa työmäärältään toisistaan moninkertaisesti: toisessa sähköpöydät puretaan ja hissi on pieni, toisessa kalusteet jäävät vanhaan tilaan ja auto peruutetaan lastauslaiturille. Tässä oppaassa käydään läpi, mistä toimistomuuton kustannukset muodostuvat, mitkä kulut unohtuvat budjetista, miten kartoitus tehdään ja miten tarjouksia vertaillaan. Flytolla muuttopaketin hinta sovitaan maksuttomassa kartoituksessa, joten emme julkaise yritysmuutoille hintoja tai hintahaarukoita. Palvelun kuvaus on sivulla yritysmuutot.
Kustannustekijät: mikä yritysmuutossa vie työtä
Muuttopaketin hinta rakentuu työmäärästä, kalustosta ja järjestelyistä. Alla ovat tekijät siinä järjestyksessä, jossa ne kartoituksessa yleensä käydään läpi.
| Tekijä | Miksi se vaikuttaa | Mitä kartoituksessa selvitetään |
|---|---|---|
| Työpisteiden ja kalusteiden määrä | Jokainen työpiste tarkoittaa pöytää, tuolia, näyttöjä ja laatikoita | Työpisteet, kaapit, neuvottelutilat, taukotila |
| Purku ja kokoaminen | Sähköpöydät, sermit sekä puhelin- ja neuvottelukopit puretaan ja kootaan uudelleen | Kalustemallit, mitä siirretään kokonaisena ja mitä puretaan |
| IT-laitteet | Näytöt ja työasemat pakataan erikseen, palvelinkaapit ja AV-tekniikka vaativat oman suunnitelman | Laitemäärä, kuka irrottaa ja kuka kytkee |
| Arkistot | Paperi on painavaa, ja luottamuksellinen aineisto kulkee lukittavissa laatikoissa | Hyllymetrit, mikä muuttaa ja mikä hävitetään |
| Kerrokset ja hissit | Pieni tai jaettu hissi hidastaa, ja portaissa kanto on moninkertaista työtä | Hissin mitat, tavarahissi, varausvuorot |
| Kantomatkat | Pitkä matka ovelta autolle lisää aikaa jokaiseen kuormaan | Etäisyys lastauspaikalta hissille molemmissa päissä |
| Lastausolosuhteet ja katuluvat | Lastauslaituri nopeuttaa, kadunvarsi voi vaatia katualueen varauksen | Laituri, pihan ajoreitit, tarvitaanko ilmoitus kaupungille |
| Ilta- ja viikonloppuajoitus | Talon hissivuorot ja tiimin koko sovitetaan muuttoikkunaan | Muuttoikkuna, talon säännöt ja kulkuajat |
| Välivarastointi | Kalusteet tai arkistot odottavat uutta tilaa | Kesto, kuutiot, toimituspäivät |
| Kierrätys ja jätemaksut | Poistokalusteet viedään lahjoitukseen, myyntiin tai jätteen vastaanottoon | Poistettavat erät ja lajittelu |
| Uusien kalusteiden vastaanotto | Toimitukset uuteen tilaan ja niiden kokoaminen ovat oma työvaiheensa | Toimittajat, toimituspäivät, kokoamistarve |
Kerrokset ja hissit ovat usein aliarvioitu tekijä. Islet Groupin Espoon toimipiste muutti Keilaniemen tornitaloon, jossa juuri kerroskuljetukset ja logistiikka vaativat tarkkaa suunnittelua. Talon sisäinen muutto ei myöskään automaattisesti ole pieni työ: Bonavan toimisto ja showroom muuttivat Sanomatalon sisällä, ja urakkaan kuului kymmenien työpisteiden purku ja uudelleenasennus. Yksittäiset siirrot ja asennukset ilman koko muuttoa hoituvat yrityslogistiikkana.
Puhelin- ja neuvottelukopit kannattaa kirjata inventaarioon omina riveinään, koska ne puretaan ja kasataan eri tavalla kuin tavalliset kalusteet. Vapaus Bikesin toimistomuutossa neuvottelukoppi purettiin ja kasattiin asiakkaan haluamalle paikalle, ja Behind Median muutossa puhelin- ja neuvottelukopit haalattiin oikeille paikoilleen. Myös aikataulun tiukkuus on kustannustekijä: kun Anucon työvaatemyymälä muutti uuteen tilaan, uusi myymälä piti saada toimintakuntoon ja avattua sovitussa, tiukassa aikataulussa, mikä vaati huolellista ennakkosuunnittelua ja valmiutta reagoida muuttuviin tilanteisiin.
Katualueesta Helsingin kaupunki ohjeistaa, että sen tilapäisestä käytöstä esimerkiksi muuttoa varten ilmoitetaan sähköisessä asioinnissa vähintään seitsemän vuorokautta ennen työn alkua, ja käytöstä peritään kaupungin maksutaulukon mukaiset maksut. Tarkista tarjouksesta, sisältyvätkö ilmoitus ja maksut muuttopakettiin. Helsingin käytännöt on koottu sivulle yritysmuutto Helsinki. Jätteistä HSY:n linja on selvä: yritykset vastaavat jätehuollostaan itse, ja kotitalouksien Sortti-asemia yritys voi käyttää vain rajatuin ehdoin. Mitä vähemmän poistettavaa, sitä pienempi erä, katso kierrätyspalvelu.
Piilokulut, joita yritys ei muista budjetoida
Muuttofirman lasku on vain osa yritysmuuton kokonaiskustannusta. Nämä erät jäävät usein budjetin ulkopuolelle:
- Tuottavuuskatko. Henkilöstö pakkaa oman työpisteensä ja purkaa laatikot. Jos muutto tehdään arkena, se on pois työajasta. Behind Median Helsingin toimiston muutto tehtiin yhden toimistopäivän aikana; ilta- tai viikonloppumuutto siirtää katkon kokonaan työajan ulkopuolelle.
- IT-katko. Tietoliikenneyhteys uuteen tilaan tilataan ajoissa. Jos yhteys ei ole valmis, tila ei ole työkäytössä, vaikka kalusteet olisivat paikallaan.
- Tuplavuokra. Vanhan tilan vuokrakausi ja uuden alku menevät usein päällekkäin. Tarkista irtisanomisaika ajoissa; aikajana on yritysmuuton muistilistassa.
- Siivous. Vanha tila luovutetaan vuokrasopimuksen edellyttämässä kunnossa, katso loppusiivous.
- Avaimet ja kulkuluvat. Kulkukortit, avainten palautus, muuttotiimin kulkuoikeudet ja hissivaraukset pitää sopia molempiin taloihin. Palauttamattomat avaimet voivat vuokrasopimuksesta riippuen johtaa lisälaskuun.
- Osoitteenmuutokset. Kaupparekisteri, laskutusosoitteet, verkkosivut ja painotuotteet, katso yrityksen osoitteenmuutos.
Miten kartoitus tehdään
Hinta on vain niin tarkka kuin kartoitus. Flytolla kartoitus on maksuton, ja se tehdään joko käyntinä tai videokartoituksena.
| Käynti paikan päällä | Videokartoitus | |
|---|---|---|
| Sopii | Isot ja monikerroksiset tilat, paljon purettavaa, arkistoja | Pienet ja selkeät toimistot, kiireellinen aikataulu |
| Mitä nähdään | Hissit mitataan, lastauspaikka ja kantoreitit kuljetaan läpi | Tilat kierretään puhelimen kameralla ohjatusti |
| Mitä tarvitaan | Yhteyshenkilö ja pääsy kaikkiin tiloihin, myös varastoihin | Yhteyshenkilö, hissien ja ovien mitat |
Molemmissa tarvitaan kaksi dokumenttia: uuden tilan pohjapiirustus, johon työpisteet numeroidaan, ja inventaario. Inventaarioon kirjataan, montako työpistettä, kaappia, koppia, arkistohyllymetriä ja laitetta muuttaa ja mitkä kalusteet jäävät, myydään tai kierrätetään. Mitä valmiimpi inventaario on, sitä vähemmän tarjoukseen jää oletuksia.
Hyvä tarjous kartoituksen jälkeen kertoo vähintään muuttopäivän ja -ikkunan, tiimin koon ja kaluston, mitä muuttopakettiin sisältyy ja mitkä oletukset hinta sisältää, esimerkiksi hissin käytettävyyden tai lastauslaiturin varauksen. Siinä on myös rajattu, mitä yritys hoitaa itse: tyypillisesti henkilöstön oman työpisteen pakkaus, IT-laitteiden irrotus ja kytkentä omalla tai ulkoisella IT-tuella sekä talon hissi- ja kulkulupien pyytäminen, ellei niitä ole sovittu muuttoyrityksen hoidettaviksi.
Miten tarjouksia vertaillaan
- Samat lähtötiedot kaikille. Lähetä jokaiselle sama inventaario ja pohjapiirustus, muuten vertaat oletuksia etkä hintoja.
- Hinnan muoto. Muuttopaketin hinta sovitaan etukäteen koko työlle, kun taas aikaperusteisessa laskutuksessa loppusumma selviää vasta jälkikäteen.
- Mitä hintaan sisältyy. Suojaukset, laatikot ja niiden nouto, purku ja kokoaminen, katualueilmoitus, poistokalusteiden kuljetus ja välivarastointi.
- Vakuutukset. Tiekuljetusvakuutuksessa lakisääteinen vastuu on 20 €/kg. Arvokkaalle laitteistolle kannattaa ottaa lisävakuutus irtaimiston arvon mukaan, katso muuttovakuutus.
- Toimijan tausta. Tavaraliikennelupa, tilaajavastuutiedot, oma henkilökunta vai alihankinta, nimetty projektipäällikkö ja referenssit. Työsuojeluhallinnon mukaan tilaaja voi hyväksyä luotettavana pidetyn yksityisen tietojen ylläpitäjän raportit tilaajavastuuselvityksiksi. Flyto on mukana Luotettava Kumppani -palvelussa.
Yleiset vertailuperiaatteet ja tarjouspyynnön malli ovat oppaassa muuton kilpailutus.
Miten kustannuksia pienennetään
- Karsinta ennen muuttoa. Jokainen kaluste, jota ei tarvita, vähentää kantoa, kokoamista ja kuutioita. Päätä poistettavat ennen kartoitusta ja tarjoa ne ensin lahjoitettaviksi tai myytäviksi.
- Arkistojen läpikäynti. Tarkista säilytysajat ja hävitä vanhentunut aineisto tietoturvallisesti ennen muuttoa.
- Vaiheistus. Arkistot, varastot ja harvoin käytetyt tilat voi siirtää arkiviikolla ja työpisteet viikonloppuna. Osa kalusteista voi odottaa Malmin lämpimässä varastossa, katso varastointi.
- Merkintä. Numeroi työpisteet pohjapiirustukseen ja merkitse laatikot samalla numerolla. Kun kantaja tietää heti, mihin laatikko menee, uudessa tilassa ei etsitä eikä siirrellä.
- Henkilöstön pakkausohje. Kun jokainen pakkaa oman työpisteensä sovitusti, muuttotiimi keskittyy kalusteisiin.
- Varaukset ajoissa. Hissi, lastauslaituri ja katualue varataan hyvissä ajoin, jotta muuttopäivänä ei odoteta.
Julkisen sektorin hankinnat
Kun tilaaja on kunta, valtion virasto tai muu hankintayksikkö, muuttopalvelu on julkinen hankinta. Hankintalain kansalliset ja EU-kynnysarvot on koottu hankinnat.fi-palveluun. Hankinnan ennakoitu arvo lasketaan suurimman maksettavan kokonaiskorvauksen mukaan ilman arvonlisäveroa, ja siihen luetaan myös optio- ja pidennysehdot. Jos muutto, välivarastointi ja kalusteasennus muodostavat luontevan hankintakokonaisuuden, niitä ei saa pilkkoa erillisiksi hankinnoiksi kynnysarvon alittamiseksi. Kynnysarvon ylittävät hankinnat ilmoitetaan Hilmassa. Julkisen sektorin muutoista kerromme sivulla julkinen sektori.
Flyto on tehnyt yli 10 000 muuttoa vuodesta 2018, ja Google-arvosanamme on 4,9/5 yli 500 arvostelusta. Pyydä maksuton kartoitus numerosta +358 50 327 9734 tai lue, miten toimistomuutto etenee.
Lähteet
- Helsingin kaupunki: Kaduilla ja puistoissa tehtävät työt – hel.fi
- HSY: Jätepalvelut yrityksille ja yhteisöille – hsy.fi
- Työsuojeluhallinto: Tilaajavastuu – tyosuojelu.fi
- Työsuojeluhallinto: Tilaajavastuuselvitykset – tyosuojelu.fi
- Vastuu Group: Luotettava Kumppani – vastuugroup.fi
- Finlex: Tiekuljetussopimuslaki 345/1979 – finlex.fi
- Julkisten hankintojen neuvontayksikkö: Kynnysarvot – hankinnat.fi
- Julkisten hankintojen neuvontayksikkö: Ennakoidun arvon laskeminen – hankinnat.fi
- Julkisten hankintojen neuvontayksikkö: Pilkkomiskielto – hankinnat.fi
- Finlex: Laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista 1397/2016 – finlex.fi
- Hilma: Hankintailmoitukset – hankintailmoitukset.fi