Yritysmuutossa kalusteiden kantaminen on harvoin vaikein osa. Vaikeinta on saada kiinteistö, IT-kumppani, kalustetoimittaja, siivous ja oma henkilöstö toimimaan samassa aikataulussa niin, että maanantaiaamuna työ jatkuu uudessa tilassa. Muuton koordinointi eli muuton hallinta tarkoittaa juuri tätä: yksi vastuuhenkilö pitää kokonaisuuden koossa kartoituksesta viimeiseen reklamaatioon. Flyto Oy on helsinkiläinen muuttoyritys, joka on tehnyt yli 10 000 muuttoa vuodesta 2018, ja jokaiselle yritysmuutolle nimetään oma projektipäällikkö. Tällä sivulla kerromme, mitä projektipäällikkö tekee, miten muuttosuunnitelma rakennetaan, mihin riskeihin varaudutaan ja mitä yritys päättää itse. Viikkotason aikajana on sivulla yritysmuuton muistilista.
Mitä muuttokoordinaattori tai projektipäällikkö tekee
Projektipäällikkö on muuton yhteyspiste. Yrityksenne puolelle nimetään muuttovastaava, ja nämä kaksi sopivat asiat keskenään, jottei kymmenen ihmistä soita kymmenelle eri taholle. Projektipäällikön työ jakautuu neljään osaan:
- Aikataulu. Muuttopäivä ja -ikkuna, vaiheet sekä tuntitason ajo-ohjelma muuttopäivälle.
- Vastuunjako. Kirjattu lista siitä, kuka tekee mitä ja mihin mennessä, myös niistä tehtävistä, jotka eivät kuulu Flytolle.
- Yhteydet kiinteistöön. Hissi- ja lastauslaituriajat, kulkuluvat, suojausvaatimukset ja talon säännöt kummassakin päässä sekä tarvittaessa katualueen varaus kaupungilta.
- Yhteydet kumppaneihin. IT-kumppanin irrotus- ja kytkentäajat, kalustetoimittajan toimitukset uuteen tilaan ja loppusiivouksen ajankohta vanhassa tilassa.
Anucon työvaatemyymälän muutossa toimeksiantoon kuului koko muuttoprosessin koordinointi vanhasta toimipisteestä uuteen myymälätilaan. Työ vaati huolellista ennakkosuunnittelua, joustavuutta ja nopeaa reagointia muuttuviin tilanteisiin, ja uusi myymälä avattiin sovitussa, tiukassa aikataulussa.
Muuttosuunnitelman rakenne
Hyvä muuttosuunnitelma on lyhyt ja käytännöllinen. Se rakentuu neljästä osasta:
| Osa | Sisältö | Kuka tuottaa |
|---|---|---|
| Pohjapiirros | Uuden tilan piirros, johon jokainen työpiste, kaappi, koppi ja neuvottelutila numeroidaan | Yritys tai tilasuunnittelija, projektipäällikkö tarkistaa |
| Kalustelista | Mitä muuttaa, mitä puretaan, mitä varastoidaan ja mitä poistetaan | Yritys ja Flyto yhdessä kartoituksessa |
| Merkintä | Tarra, jossa on kerros ja uuden paikan numero, jokaiseen laatikkoon, kalusteeseen ja laitteeseen | Flyto toimittaa tarrat, henkilöstö merkitsee omat laatikkonsa |
| Vaiheistus | Järjestys, jossa tilat tyhjennetään ja täytetään: arkistot ja varastot ensin, työpisteet viimeisenä | Projektipäällikkö |
Vaiheistus kannattaa aina, kun muutto on iso tai matka pitkä. Oatlyn Helsingin toimiston ja osan irtaimistosta muutto Tukholman toimipisteelle jaettiin kahdelle päivälle ja toteutettiin halutussa aikataulussa. Kalusteiden purusta ja kokoamisesta pohjapiirroksen mukaan kerrotaan sivulla toimistokalusteiden asennus.
Riskienhallinta: mikä voi mennä pieleen
Suurin osa muuttopäivän ongelmista on ennakoitavissa. Nämä käydään läpi kartoituksessa:
| Riski | Mitä tapahtuu | Miten varaudutaan |
|---|---|---|
| IT-katko | Kalusteet ovat paikallaan, mutta verkkoyhteys tai verkkopisteet eivät ole valmiit | Liittymän toimituspäivä varmistetaan ennen muuttopäivän lukitsemista, ja kytkentä ajoitetaan heti kokoamisen jälkeen |
| Hissiajat | Tavarahissi on varattu muille tai sen mitat eivät riitä | Hissi mitataan kartoituksessa ja varataan kirjallisesti molempiin taloihin |
| Kulkuluvat | Ovet, kulkukortit tai hälytykset estävät pääsyn ilta- tai viikonloppuaikana | Kulkuoikeudet ja hälytysten ohitus sovitaan etukäteen kummankin talon kanssa |
| Katualue | Muuttoautolle ei ole lastauspaikkaa oven lähellä | Lastauspaikka selvitetään kartoituksessa, ja katualueen käytöstä ilmoitetaan kaupungille ajoissa |
| Sää | Sade, pakkanen tai liukkaus hidastaa kantoa ja rasittaa laitteita | Laitteiden suojapakkaus, kulkureittien tarkistus ja lisäaikaa talvella |
Helsingin kaupungin ohjeen mukaan katualueen tilapäisestä käytöstä esimerkiksi muuttoa varten ilmoitetaan vähintään seitsemän vuorokautta ennen työn alkua. Jos uuden tilan viimeistelytyöt ovat muuttopäivänä vielä käynnissä, tarkista myös työmaan säännöt: Verohallinnon ohjeen mukaan rakennustyömaalla työskentelevällä on oltava rakennusalan veronumerorekisteriin merkitty veronumero, eikä kulkulupaa saa ennen kuin veronumero on kuvallisessa tunnistekortissa. Islet Groupin Espoon toimipisteen muutto Keilaniemen tornitaloon on esimerkki kohteesta, jossa kerroskuljetukset ja logistiikka vaativat tarkkaa suunnittelua. IT-laitteiden työnjaosta kerrotaan sivulla IT-laitteiden siirto.
Henkilöstön ohjeistus
Jos jokainen pakkaa omalla tavallaan, uudessa tilassa etsitään tavaroita koko maanantai. Projektipäällikkö laatii muuttovastaavalle valmiin ohjeen, joka jaetaan henkilöstölle hyvissä ajoin ennen muuttoa. Siinä kerrotaan:
- muuttopäivä, uusi osoite ja kulkuohjeet sekä hetki, jolloin vanhaan tilaan ei enää pääse
- mitä jokainen pakkaa itse: pöydän laatikot, lokerikko, henkilökohtaiset tavarat ja paperit yrityksen ohjeen mukaan
- miten laatikot merkitään ja mihin mennessä ne suljetaan
- kuka irrottaa tietokoneet ja mitä pöydälle saa jättää
- keneltä muuttopäivänä kysytään
Työterveyslaitoksen mukaan työtilamuutoksen suunnittelua helpottaa työntekijätyyppien muodostaminen eli eri ryhmien tarpeiden tunnistaminen. Sama ajatus toimii muutossa: tiimi, jonka puhelinten pitää toimia maanantaiaamuna, puretaan ensimmäisenä. Paperiarkistot kannattaa karsia ennen muuttoa, sillä tietosuojavaltuutetun ohjeen mukaan henkilötietoja saa säilyttää vain niin kauan kuin käsittelyn tarkoitus edellyttää.
Muuttopäivän ohjaus ja luovutus
Muuttopäivänä projektipäällikkö ohjaa työtä ajo-ohjelman mukaan. Aamulla tarkistetaan hissivaraukset, suojaukset ja lastauspaikka, ja kuormat lastataan työpistejärjestyksessä, jotta ne voidaan purkaa suoraan numeroiduille paikoille. Uudessa tilassa kalusteet kootaan ja laatikot kannetaan pohjapiirroksen mukaan, minkä jälkeen IT-kumppani kytkee laitteet. Päivä päättyy tarkistuskierrokseen kummassakin tilassa: vanhaan tilaan ei ole jäänyt laitteita, avaimia tai arkistolaatikoita, ja uudessa tilassa kalustelistan jokainen rivi on paikallaan. Behind Median Helsingin toimiston muuttoon kuuluivat huolellinen suojaus, katualuevaraus, tarvikkeiden toimitus hyvissä ajoin sekä puhelin- ja neuvottelukoppien haalaus oikeille paikoille, ja koko työ tehtiin yhden toimistopäivän aikana. Isot muutot ajoitetaan tarvittaessa iltaan tai viikonloppuun.
Jälkihoito: puuttuvat tavarat ja reklamaatiot
Muutto ei pääty siihen, kun auto lähtee. Ensimmäisellä viikolla selviää, puuttuuko jonkun laatikko tai onko jokin kaluste väärässä paikassa. Jälkihoidosta sovitaan siksi etukäteen:
- Puutelista. Muuttovastaava kokoaa henkilöstön havainnot yhdeksi listaksi, ja projektipäällikkö käy sen läpi. Puuttuvat laatikot jäljitetään merkinnän perusteella.
- Tyhjien laatikoiden nouto. Laatikot ja rullakot noudetaan sovittuna päivänä.
- Jälkiasennukset. Myöhemmin toimitetut kalusteet ja sijoittelun hienosäätö hoidetaan erillisellä käynnillä.
- Reklamaatiot. Kuljetusvauriosta ilmoitetaan kirjallisesti kuvien kanssa mahdollisimman pian. Kuljetuksia kattaa tiekuljetusvakuutus (20 €/kg), ja arvokkaalle irtaimistolle voi ottaa lisävakuutuksen arvon mukaan, katso muuttovakuutus.
Pieni toimisto vai iso organisaatio
Koordinoinnin määrä kasvaa toimiston koon mukana. Muutaman työpisteen toimistossa muuttosuunnitelma voi olla yksi sivu: pohjapiirros, kalustelista ja muuttopäivän aikataulu, ja muuttovastaava hoitaa henkilöstöviestinnän sähköpostilla. Kymmenien työpisteiden muutossa tarvitaan lisäksi vaiheistus, kirjallinen vastuunjako ja erilliset ajat IT-kumppanille, kalustetoimittajalle ja siivoukselle. Bonavan toimiston ja showroomin muutossa Sanomatalon sisällä urakkaan kuului kymmenien työpisteiden purku ja uudelleenasennus, isojen huonekalujen purku ja kasaus sekä pientavaran siirto, ja se toteutettiin aikataulussa sovitun työmääräyksen mukaan. Kun muutto suuntautuu toiselle paikkakunnalle, projektipäällikkö sovittaa samaan aikatauluun myös ajomatkan, välivarastoinnin ja kohteen kiinteistön käytännöt, katso yritysmuutto Tampere ja yritysmuutto Turku. Poistettavista kalusteista kerrotaan sivulla toimistokalusteiden kierrätys.
Mitä yritys päättää itse ja mitä Flyto hoitaa
| Yritys päättää ja hoitaa | Flyto hoitaa |
|---|---|
| Muuttopäätös, budjetti ja muuttovastaavan nimeäminen | Kartoitus, muuttosuunnitelma ja projektipäällikkö |
| Uuden tilan sijoittelu ja pohjapiirros | Numerointi, merkintätarvikkeet ja kalustelistan läpikäynti |
| Vuokrasopimukset, osoitteenmuutokset ja henkilöstöviestintä | Valmis pakkausohje henkilöstölle jaettavaksi |
| IT-laitteiden irrotus ja kytkentä omalla IT-tuella tai IT-kumppanilla | Laitteiden suojaus, pakkaus ja siirto uuden paikan numerolle IT-kumppanin aikataulun mukaan |
| Poistettavien kalusteiden ja arkistojen valinta | Purku, kuljetus, kokoaminen, välivarastointi Malmilla ja poistoerien kuljetus |
| Tilaajavastuun selvitykset ennen sopimusta | Hissi- ja kulkulupavaraukset sekä katualueen varaus sovitusti |
Työsuojeluhallinnon mukaan tilaajavastuulain selvitykset on hankittava ennen sopimuksen solmimista. Flyto on mukana Luotettava Kumppani -palvelussa, jonka kautta tiedot saa. Meillä on tavaraliikennelupa, oma henkilökunta, kalusto 15–55 m³ sekä toimisto ja lämmin varasto Malmilla, ja laskutus hoituu verkkolaskuna. Hinta sovitaan kartoituksessa, ja siihen vaikuttaa myös se, kuinka suuren osan koordinoinnista Flyto hoitaa. Kustannustekijät on käyty läpi sivulla yritysmuuton hinta. Koordinoimme muutot myös pääkaupunkiseudulta muualle Suomeen, katso kaukomuutot, ja yksittäiset siirrot ja asennukset yrityslogistiikkana. Palvelun kokonaiskuva on sivulla yritysmuutot. Google-arvosanamme on 4,9/5 yli 500 arvostelusta. Jätä tarjouspyyntö tai soita numeroon +358 50 327 9734.
Lähteet
- Helsingin kaupunki: Kaduilla ja puistoissa tehtävät työt – hel.fi
- Verohallinto: Veronumero ja rakennusalan julkinen veronumerorekisteri – vero.fi
- Työterveyslaitos: Työtilamuutos tulossa? Työntekijätyyppien muodostaminen helpottaa suunnittelua – ttl.fi
- Tietosuojavaltuutetun toimisto: Säilytyksen rajoittaminen – tietosuoja.fi
- Työsuojeluhallinto: Älä joudu alihankkijasi virheiden maksajaksi – ota selvitysvelvollisuus haltuun – tyosuojelu.fi
- Vastuu Group: Luotettava Kumppani, tilaajavastuutiedot – vastuugroup.fi
- Finlex: Tiekuljetussopimuslaki 345/1979 – finlex.fi