Kun kunta, hyvinvointialue tai valtion virasto muuttaa, muutto on samalla julkinen hankinta. Ostotapa riippuu hankinnan arvosta, tilaajan on hankittava toimittajasta lakisääteiset selvitykset ennen sopimusta, ja laskun saa pyytää verkkolaskuna. Flyto Oy on helsinkiläinen muuttoyritys, joka on tehnyt yli 10 000 muuttoa vuodesta 2018. Tällä sivulla kerromme, mitä julkisen organisaation muutot tyypillisesti sisältävät, miten muuttopalvelun hankinta etenee kynnysarvojen mukaan, mitä selvityksiä tilaaja pyytää ja miten muutto hoidetaan tiloissa, joissa palvelu jatkuu. Yritysten muutoista kerromme sivulla yritysmuutot.
Kenelle ja mitä muutamme
| Tilaaja | Tyypillinen muutto | Mihin varaudutaan |
|---|---|---|
| Kunnat ja kaupunkien palvelukeskukset | Virasto- ja toimistotilat, asiakaspalvelupisteet, arkistot | Useita tilaavia yksiköitä, laskulle viite ja kustannuspaikka |
| Hyvinvointialueet | Sosiaali- ja terveyspalvelujen toimipisteet, vastaanotot, toimistot | Palvelu jatkuu muuton ajan, potilas- ja asiakasturvallisuus |
| Valtion virastot | Toimistot, arkistot, IT-laitteet | Asiakirjojen ja laitteiden tietoturva, hankinta-asiakirjojen erityisehdot |
| Oppilaitokset, koulut ja päiväkodit | Luokkakalusteet, opetusvälineet, siirrot väistötiloihin | Loma-ajat, lasten turvallisuus, paluumuutto remontin jälkeen |
Remontin aikaisista siirroista kerromme sivulla väistömuutto ja arkistojen sekä IT-laitteiden käsittelystä sivulla tietoturvallinen muutto. Pienet siirrot rakennuksen sisällä ja kalusteasennukset hoituvat yrityslogistiikkana.
Miten muuttopalvelun hankinta etenee
Julkisten hankintojen neuvontayksikön mukaan hankintalakia sovelletaan vain hankintoihin, jotka ylittävät kansallisen tai EU-kynnysarvon. Muuttopalvelu on palveluhankinta, joten sitä koskevat seuraavat kynnysarvot (ilman arvonlisäveroa):
| Hankinnan ennakoitu arvo | Mitä sääntelyä sovelletaan |
|---|---|
| Alle 60 000 € | Pienhankinta: hankintalakia ei sovelleta, vaan hankintayksikön omia hankintaohjeita |
| 60 000 € – EU-kynnysarvo | Kansallinen hankinta hankintalain 11 luvun mukaan |
| Vähintään 140 000 € | EU-hankinta, kun hankkijana on valtion keskushallintoviranomainen (1.1.2026 alkaen) |
| Vähintään 216 000 € | EU-hankinta muille hankintayksiköille, kuten kunnille (1.1.2026 alkaen) |
Neuvontayksikön mukaan pienhankinnatkin tulisi kilpailuttaa hankintayksikön omien ohjeiden mukaan avoimuutta ja tasapuolista kohtelua noudattaen. Hankintaa ei saa pilkkoa: jos toimipisteen muutto, välivarastointi ja kalusteasennus muodostavat luontevan kokonaisuuden, niiden arvo lasketaan yhteen. Kustannustekijöistä kerromme sivulla yritysmuuton hinta.
Suorahankinta vai kilpailutus
Hankintalain pääsääntö on kilpailuttaminen. Suorahankinta on poikkeus, jonka peruste on todettava etukäteen ja perusteltava hankintapäätöksessä. Suorahankinnaksi ei lueta tilausta, joka tehdään jo kilpailutetun puitejärjestelyn perusteella. Neuvontayksikön mukaan puitejärjestelyllä voidaan varautua todennäköisiin tuleviin hankintoihin ja välttää kiireestä johtuva suorahankinnan kyseenalainen käyttö.
Puitejärjestelyt ja dynaamiset hankintajärjestelmät
Puitejärjestely on hankintayksikön ja yhden tai useamman toimittajan sopimus, joka vahvistaa tietyn ajan hankintojen ehdot. Se sopii palveluihin, joiden määrää ei ole tarkoituksenmukaista vahvistaa etukäteen, ja muutot ovat juuri tällaisia. Järjestelyyn ei voi ottaa uusia toimittajia kesken kauden. Dynaaminen hankintajärjestelmä (DPS) on täysin sähköinen menettely, joka on koko kestonsa ajan avoin kaikille soveltuvuusehdot täyttäville toimittajille. Jokainen yksittäinen hankinta kilpailutetaan järjestelmän sisällä, joten hyväksytyltä toimittajalta ei voi tilata suoraan.
Käytännössä tilaaja tarkistaa ensin, onko organisaatiolla voimassa oleva sopimus muuttopalveluista. Jos ei ole, muutto hankitaan pienhankintana tai kilpailutetaan arvon mukaan. Voit pyytää meiltä tarjouksen kummassakin tapauksessa.
Selvitykset, joita tilaaja pyytää
| Selvitys | Mistä vaatimus tulee | Miten Flyto toimittaa |
|---|---|---|
| Tilaajavastuulain selvitykset: rekisterimerkinnät, kaupparekisteriote, veronmaksu, eläkemaksut, työehtosopimus ja työterveyshuolto | Tilaajavastuulaki 1233/2006, kun alihankintasopimus on vähintään 9 000 € (alv 0) tai vuokratyö kestää yli 10 työpäivää | Luotettava Kumppani -raportti, joka sisältää lain edellyttämät tiedot ja on kumppaneiden saatavilla maksutta |
| Yhteinen eurooppalainen hankinta-asiakirja (ESPD) | EU-hankinnoissa alustava näyttö siitä, ettei poissulkemisperusteita ole ja soveltuvuusvaatimukset täyttyvät | Täytetään tarjouksen yhteydessä, todistukset hankintayksikön pyynnöstä |
| Verkkolasku | Laki 241/2019: hankintayksiköllä on oikeus saada pyynnöstä sähköinen lasku | Verkkolaskutus, laskulle tilaajan viite ja kustannuspaikka |
| Kalusto- ja lupatiedot | Tarjouspyynnön soveltuvuusvaatimukset | Tavaraliikennelupa ja kalusto 15–55 m³, muut tiedot pyydetyssä muodossa |
| Kierrätys- ja poistoraportointi | Hankinnan vastuullisuustavoitteet | Sovimme kartoituksessa, miten poistoerät dokumentoidaan |
Työsuojeluhallinnon mukaan tilaajavastuulakia on noudatettava myös hyvinvointialueiden hankinnoissa, ja neuvontayksikön mukaan se koskee myös pienhankintoja, kun 9 000 euron raja ylittyy. Selvitykset hankitaan ennen sopimuksen solmimista, ei laskun liitteenä, ja ne säilytetään kaksi vuotta työn päättymisestä. Peräkkäiset pienet sopimukset lasketaan yhteen, joten raja voi täyttyä usean pienen muuton jälkeen. Laiminlyönnistä voidaan määrätä laiminlyöntimaksu, jonka mediaani oli työsuojeluviranomaisen päätöksissä 3 000 euroa vuonna 2023.
Kiertotalous: kalusteet ensin uudelleenkäyttöön
Muutossa kalusteita poistuu käytöstä kerralla paljon. Helsingin kaupungin päätösasiakirjan mukaan kaupunki perusti vuonna 2019 Tavarat kiertoon -järjestelmän, ja rahoitusjohtajan päätöksen mukaan ylimääräinen hyväkuntoinen kalusto tulee ohjata sen kautta uudelleenkäyttöön. Kalustehankinnat olivat 11,1 miljoonaa euroa vuonna 2019 ja 10,8 miljoonaa euroa vuonna 2020, ja jätteeksi päätyneiden kalusteiden jätehuoltokulut samoina vuosina 101 697 ja 155 429 euroa. Sisäinen tarkastus totesi vuonna 2023 kalusteiden uudelleenkäytön ja kierrätyksen sisäisessä valvonnassa merkittäviä puutteita. Päätöksessä viitatun selvityksen mukaan omien kalusteiden uudelleenkäytöllä voi parhaimmillaan saavuttaa yli 95 prosentin kustannus- ja päästösäästöt uusiin verrattuna.
Muutossa tämä tarkoittaa, että kalusteet luokitellaan jo kartoituksessa: mukaan uuteen tilaan, organisaation omaan kiertoon toiseen toimipisteeseen, välivarastoon tai kierrätykseen. Kuljetamme kalusteet toiseen toimipisteeseen, lämpimään varastoomme Malmille (varastointi) tai kierrätykseen (kierrätyspalvelu).
Muutto tiloissa, joissa palvelu jatkuu
Sosiaali- ja terveyspalveluissa muutto tehdään usein rakennuksessa, jossa toiminta jatkuu. Esimerkiksi HUS:n sairaalamuuttojen hankintailmoituksessa vuonna 2025 edellytettiin, etteivät muutot aiheuta riskiä potilasturvallisuudelle eivätkä häiritse kohtuuttomasti sairaalan toimintaa. Sama periaate koskee terveysasemia, kirjastoja ja asiakaspalvelupisteitä:
- Aikataulu aukioloaikojen mukaan. Raskaat vaiheet siirretään iltaan tai viikonloppuun, kun asiakkaita ei ole paikalla.
- Erilliset kulkureitit. Muuttoreitti, hissi ja lastauspaikka erotetaan asiakas- ja potilasliikenteestä.
- Vaiheistus. Muutetaan osasto tai kerros kerrallaan, jotta palvelu jatkuu muualla rakennuksessa.
- Yhteyshenkilöt. Toimipisteen vastuuhenkilö ja Flyton oma projektipäällikkö sopivat aikataulun ja poikkeukset.
- Tiedotus. Asiakkaille kerrotaan poikkeusaukioloista ja uudesta osoitteesta ajoissa.
Mitä tarjouspyyntöön kannattaa kirjata
Muuttopalvelun tarjoukset ovat vertailukelpoisia vain, jos kaikki tarjoajat hinnoittelevat saman työn. Hyvässä tarjouspyynnössä on ainakin nämä tiedot:
- Kohteet ja määrät: lähtö- ja tulo-osoitteet, kerrokset ja hissit, työpisteiden määrä sekä arkistojen laajuus hyllymetreinä.
- Työn sisältö: pakkaus, kalusteiden purku ja asennus, IT-laitteiden siirto, välivarastointi ja poistettavien kalusteiden käsittely.
- Aikataulu ja palveluajat: muuttoviikko, sallitut työajat ja rajoitukset, kuten aukioloajat tai kulkulupien käsittely.
- Vastuullisuus: onko tavoitteena kalusteiden uudelleenkäyttö ja miten poistoerät pitää dokumentoida.
- Laskutus: verkkolaskuosoite, viitteet ja kustannuspaikat, jos useampi yksikkö muuttaa.
- Vaaditut selvitykset: tilaajavastuulain tiedot, ESPD ja muut liitteet sekä niiden määräaika.
Jos tietoja ei vielä ole, tarjoajien kannattaa antaa mahdollisuus tutustua kohteeseen ennen tarjouksen jättämistä.
Näin pyydät tarjouksen
- Tarjouspyyntö. Lähetä perustiedot sivulla yritysmuuton tarjouspyyntö. Kerro, onko kyse pienhankinnasta vai kilpailutuksesta, sekä tarjousten määräaika ja pyydetyt liitteet.
- Kartoitus. Käymme tilat läpi paikan päällä tai pohjapiirustuksen ja videon avulla.
- Tarjous. Hinta sovitaan kartoituksessa, ja muuttopaketin työvaiheet eritellään.
- Selvitykset. Toimitamme hankinnassa pyydetyt selvitykset ennen sopimuksen solmimista.
- Muutto ja lasku. Projektipäällikkö koordinoi toteutuksen, ja lasku lähtee verkkolaskuna.
Flytolla on Google-arvosana 4,9/5 yli 500 arvostelusta, ja toimisto ja lämmin varasto ovat Malmilla osoitteessa Ormuspellontie 20, Helsinki. Soita +358 50 327 9734. Toimiston muuton vaiheet ovat sivulla toimistomuutto.
Lähteet
- Julkisten hankintojen neuvontayksikkö: Kynnysarvot – hankinnat.fi
- Julkisten hankintojen neuvontayksikkö: Pienhankinnat – hankinnat.fi
- Julkisten hankintojen neuvontayksikkö: Suorahankinta – hankinnat.fi
- Julkisten hankintojen neuvontayksikkö: Puitejärjestelyt – hankinnat.fi
- Julkisten hankintojen neuvontayksikkö: Dynaaminen hankintajärjestelmä – hankinnat.fi
- Julkisten hankintojen neuvontayksikkö: Yhteinen eurooppalainen hankinta-asiakirja (ESPD) – hankinnat.fi
- Finlex: Laki tilaajan selvitysvelvollisuudesta ja vastuusta ulkopuolista työvoimaa käytettäessä 1233/2006 – finlex.fi
- Työsuojeluhallinto: Hyvinvointialueiden hankinnoissa noudatettava tilaajavastuulakia – tyosuojelu.fi
- Työsuojeluhallinto: Älä joudu alihankkijasi virheiden maksajaksi – tyosuojelu.fi
- Työsuojeluhallinto: Tilaajavastuulaki-opas (pdf) – tyosuojelu.fi
- Vastuu Group: Luotettava Kumppani, tilaajavastuutiedot – vastuugroup.fi
- Finlex: Laki hankintayksiköiden ja elinkeinonharjoittajien sähköisestä laskutuksesta 241/2019 – finlex.fi
- Helsingin kaupunki: Ohjausryhmän asettaminen, kalusteiden uudelleenkäytön edistäminen (HEL 2024-001762) – paatokset.hel.fi
- Hilma: HUSK Muuttopalveluiden hankinta, hankintailmoitus 2025 – hankintailmoitukset.fi