Kaikki toimiston muutokset eivät vaadi uutta osoitetta. Myyntitiimi siirtyy kolmanteen kerrokseen, kaksi osastoa yhdistetään tai kerros tyhjennetään remontin ajaksi ja kalustetaan takaisin kuuden viikon päästä. Sisäiset siirrot ovat usein hankalampia kuin kokonainen muutto, koska työ tehdään talossa, jossa muut jatkavat töitään, ja jokaisen työpisteen pitää päätyä tarkasti oikeaan paikkaan. Flyto Oy on helsinkiläinen muuttoyritys, joka on tehnyt yli 10 000 muuttoa vuodesta 2018 ja jolla on toimisto ja lämmin varasto Malmilla. Tällä sivulla kerromme, mitä sisäiset siirrot ja työpistemuutokset sisältävät ja miten merkintä ja siirtolista estävät sekaannukset. Lisäksi käymme läpi, mitä henkilöstön ja IT-kumppanin kanssa sovitaan ja miten työ ajoitetaan niin, ettei liiketoiminta keskeydy. Kokonaisista muutoista kerrotaan sivulla toimistomuutto.
Mitä sisäiset siirrot ovat
| Tilanne | Esimerkki | Mitä siirto vaatii |
|---|---|---|
| Työpisteet toiseen kerrokseen | 20 hengen tiimi siirtyy toisesta kerroksesta viidenteen | Sähköpöytien purku tai siirto koottuina, tavarahissin varaus, numerointi uuden kerroksen pohjapiirroksen mukaan |
| Siirto toiseen rakennukseen | Osasto siirtyy saman korttelin tai kampuksen toiseen taloon | Kuljetus autolla, lastaus ja purku kahdessa talossa, hissit ja kulkuluvat molemmissa |
| Tiimien uudelleensijoittelu | Kaksi tiimiä vaihtaa paikkaa, tai projektiryhmä kootaan samalle alueelle | Tarkka siirtolista, koska kalusteet liikkuvat ristiin samassa tilassa |
| Kalusteet pois remontin alta ja takaisin | Kerroksen lattiat uusitaan tai tiloja muutetaan | Tyhjennys ennen remonttia, välivarastointi talossa tai Malmilla, paluu ja kokoaminen samoille paikoille |
| Uuden kerroksen käyttöönotto | Yritys vuokraa lisätilaa samasta talosta | Osa kalusteista siirretään, uudet kalusteet asennetaan ja puuttuvat täydennetään |
Talon sisällä kalusteet siirretään suojattuina kantohihnoja ja nokkakärryjä käyttäen. Työsuojeluhallinnon mukaan käsin nostaminen pitää ensisijaisesti korvata teknisillä ratkaisuilla. Laissa ei ole painorajaa, ja tarvittaessa työ tehdään parin kanssa. Siksi raskaat kaapistot siirretään apuvälineillä. Kassakaapit, palvelinkaapit ja kopiokoneet suunnitellaan erikseen haalauksena. Uusien kalusteiden noudoista kerrotaan sivulla kalustetoimitukset.
Työpiste- ja tilamuutokset hybridityön aikana
Työterveyslaitoksen mukaan monilla työpaikoilla päivitetään nyt tilaratkaisuja hybridityön myötä. Myös säästöpaineet ja kestävän kehityksen vaatimukset ajavat tarkastelemaan tilankäyttöä entistä kriittisemmin. TTL:n mukaan tutkimuksissa raportoituja monitilatoimistojen hyötyjä ovat tila- ja kustannussäästöt. Käytännössä muutokset ovat usein pieniä ja toistuvia: nimetyt työpisteet vaihtuvat vapaasti valittaviin, yksi kerros luovutetaan ja jäljelle jäävät tilat kalustetaan uudelleen, tai hiljaisia tiloja ja puhelinkoppeja lisätään. TTL muistuttaa myös, että henkilöstön kokemuksia ja hyvinvointia on tärkeää seurata monitilatoimistoon siirtymisen jälkeen. Ensimmäinen sijoittelu ei siis aina jää viimeiseksi, vaan työpisteitä siirretään uudelleen, kun kokemuksia on kertynyt. Tällaiseen muutokseen ei tarvita laatikoita koko toimistolle. Tarvitaan tiimi, joka purkaa, siirtää ja kokoaa oikeat kalusteet oikeisiin paikkoihin.
Puhelin- ja neuvottelukoppien siirto
Äänieristetyt kopit kuuluvat monitilatoimiston perusvarustukseen. Senaatin mukaan monitilassa puhelut käydään äänieristetyissä puhelinkopeissa tai vetäytymishuoneissa. TTL:n mukaan äänieristettyjä tiloja pitää olla riittävästi, ja ne pitää sijoittaa niin, että niihin on helppo siirtyä. Kun sijoittelu muuttuu, myös kopit siirtyvät. Koottu koppi mahtuu harvoin ovista ja hissiin, joten se puretaan valmistajan ohjeen mukaan. Lasiovet ja lasiseinät, seinä- ja kattoelementit, kalusteet sekä valaistuksen ja ilmanvaihdon osat irrotetaan ja suojataan erikseen. Lasiosat kuljetetaan pystyssä, ja uudella paikalla koppi kootaan ja tasataan, jotta ovi sulkeutuu tiiviisti. Kopin paino ja osien pituudet tarkistetaan kartoituksessa hissin kantavuutta ja mittoja vasten. Kopin sähkö kytketään yleensä pistotulpalla. Jos koppi on liitetty rakennuksen sähköverkkoon, irrotus ja kytkentä kuuluvat Tukesin ohjeen mukaisesti sähköalan ammattilaiselle. Oatlyn muutossa purimme ja kokosimme puhelinkopit, Vapaus Bikesin muutossa neuvottelukopin. Behind Median muutossa puhelin- ja neuvottelukopit haalattiin oikeille paikoille yhden toimistopäivän aikana.
Merkintä ja siirtolista: jokainen työpiste oikeaan paikkaan
Sisäisessä siirrossa suurin riski ei ole kuljetus vaan sekaannus. Kaksi samannäköistä sähköpöytää vaihtaa paikkaa, ja maanantaina näyttövarsi ei sovi kenenkään omaan pöytään. Siksi suunnittelemme siirron näin:
- Pohjapiirros nykyisestä ja uudesta sijoittelusta. Jokainen työpiste, kaappi ja koppi saa uudessa piirroksessa numeron.
- Siirtolista kalustelistan pohjalta. Jokaisella rivillä on kaluste, sen nykyinen paikka ja uusi paikka. Listasta näkyy myös, mitkä kalusteet jäävät paikoilleen, mitkä varastoidaan ja mitkä poistuvat.
- Merkintä ennen siirtoa. Kalusteisiin, laatikoihin ja IT-laitteisiin kiinnitetään tarra, jossa on kerros ja uuden paikan numero. Samat numerot merkitään uuteen tilaan irrotettavalla teipillä.
- Tarkistus lopuksi. Projektipäällikkö käy siirtolistan läpi uudessa tilassa ja varmistaa, että jokainen rivi on paikallaan.
Siirtolistan pohjana voi käyttää yrityksen omaa kalusteluetteloa, tilasuunnittelijan piirustusta tai yksinkertaista taulukkoa. Käymme sen läpi projektipäällikön kanssa kartoituksessa.
Henkilöstön ohjeistus: mitä työntekijä pakkaa itse
Siirto sujuu, kun jokainen tietää omat tehtävänsä etukäteen. Työnjako sovitaan kartoituksessa, ja muuttovastaavanne jakaa ohjeen henkilöstölle hyvissä ajoin. Tyypillisesti työntekijä hoitaa itse seuraavat asiat:
- pakkaa pöydän laatikot, lokerikon ja henkilökohtaiset tavarat merkittyyn laatikkoon
- pakkaa tai arkistoi paperit ja luottamuksellisen materiaalin yrityksen ohjeen mukaan
- pakkaa näppäimistön, hiiren, kuulokkeet ja laturit omaan pussiinsa, ellei IT-kumppani ohjeista toisin
- tyhjentää pöytälevyn ennen siirron alkua
Flyto hoitaa kalusteiden purun, suojauksen, siirron ja kokoamisen sekä laatikoiden kannon uusille paikoille. Laatikot toimitetaan etukäteen, ja tyhjät laatikot noudetaan siirron jälkeen. Laajemman aikajanan löydät sivulta yritysmuuton muistilista.
IT-laitteet yhdessä IT-kumppaninne kanssa
Tietokoneiden, telakoiden, näyttöjen ja verkkolaitteiden irrotus ja kytkentä kuuluvat yrityksen omalle IT-tuelle tai IT-kumppanille, joka tuntee ympäristön. Seinään asennetut neuvottelutilojen näytöt ja AV-laitteet kannattaa siirrättää alkuperäisellä asentajalla, jotta takuut säilyvät. Työnjako on selvä: IT-kumppani irrottaa laitteet, Flyto suojaa, pakkaa ja siirtää ne uuden paikan numerolle, ja IT-kumppani kytkee ja testaa ne. Sovitamme siirron IT-kumppanin aikatauluun niin, että irrotus tehdään juuri ennen siirtoa ja kytkentä heti kalusteiden kokoamisen jälkeen. Tarkistamme etukäteen myös, että uusien paikkojen verkko- ja sähköpisteet ovat valmiit.
Ajoitus iltaan tai viikonloppuun
Kun siirto tehdään talossa, jossa muut työskentelevät, melu ja käytävillä kulkevat kärryt häiritsevät. Siksi teemme sisäiset siirrot tarvittaessa iltaisin ja viikonloppuisin. Suuremman siirron voi jakaa vaiheisiin, esimerkiksi niin, että yksi tiimi siirtyy perjantai-iltana ja toinen lauantaina. Näin kumpikin palaa maanantaina valmiiseen työpisteeseen, ja muu toimisto toimii koko ajan normaalisti. Pienet siirrot hoituvat usein muutaman päivän varoitusajalla, ja tyypillinen sisäinen siirto vie noin puoli päivää.
Hissivaraukset ja talon säännöt
Tavarahissi, lastauslaituri ja kulkuluvat ovat sisäisessä siirrossa yhtä tärkeitä kuin kalusteet. Ennen siirtoa selvitämme huoltoyhtiöltä, isännöitsijältä tai aulapalvelusta seuraavat asiat:
- tavarahissin varaustapa, mitat ja kantavuus sekä se, saako henkilöhissiä käyttää
- hissin korin, lattioiden ja ovenpielien suojausvaatimukset
- kulkukortit, avaimet ja hälytysten ohitus ilta- ja viikonloppuajalle
- äänekkään työn, kuten poraamisen, sallitut ajat
- paikka, jossa kalusteita ja laatikoita saa pitää siirron aikana, sekä kulkureitit, joita ei saa tukkia
Hissivaraukset tehdään etukäteen, ja siirtopäivänä projektipäällikkö toimii yhteyshenkilönä talon ja yrityksenne välillä.
Välivarastointi Malmilla
Remontin ajaksi kalusteille ei aina löydy tilaa talon sisältä. Silloin kalusteet ja arkistot kuljetetaan lämpimään varastoomme Malmille, osoitteeseen Ormuspellontie 20, Helsinki. Varastoiduista kalusteista tehdään inventaario ja valokuvat, joten tiedätte, mitä varastossa on. Toimitamme kalusteet takaisin sovittuna päivänä, ja ne kootaan samoille tai uusille paikoille. Kun kalusteet kulkevat autolla varastoon ja takaisin, kuljetusta kattaa tiekuljetusvakuutus (20 €/kg). Arvokkaalle irtaimistolle voi ottaa lisävakuutuksen arvon mukaan. Lisätietoa löydät sivulta varastointi. Jos osa kalusteista poistetaan kokonaan, katso toimitilan tyhjennys.
Toistuvat siirrot sopimusasiakkaille
Osa yrityksistä tekee työpistemuutoksia useita kertoja vuodessa: tiimit kasvavat, projektit vaihtuvat ja kerroksia otetaan käyttöön vaiheittain. Toistuvista siirroista voidaan sopia tarpeen mukaan. Teillä on silloin sama yhteyshenkilö, joka tuntee talon, hissit ja pohjapiirroksen, eikä suunnittelua tarvitse aloittaa joka kerta alusta. Laskutus hoituu verkkolaskuna. Työsuojeluhallinnon mukaan tilaajavastuulain selvitykset on hankittava ennen sopimuksen solmimista ja säilytettävä kaksi vuotta työn päättymisestä. Flyto on mukana Luotettava Kumppani -palvelussa, jonka kautta tiedot saa. Työt tekee Flyton oma henkilökunta, ei alihankkijat.
Esimerkki talon sisäisestä työstä on Bonavan toimiston ja showroomin muutto Sanomatalon sisällä. Urakkaan kuului kymmenien työpisteiden purku ja uudelleenasennus, isojen huonekalujen purku ja kasaus sekä pientavaran siirto, ja se toteutettiin aikataulussa sovitun työmääräyksen mukaan. Hinta sovitaan kartoituksessa. Siihen vaikuttavat työpisteiden ja kalusteiden määrä, purku- ja kokoamistyö, kerrokset ja hissit, välivarastointi ja ajankohta. Kalusteasennuksista kerrotaan sivulla toimistokalusteiden asennus ja muista yrityspalveluista sivuilla yrityslogistiikka ja yritysmuutot. Flyton Google-arvosana on 4,9/5 yli 500 arvostelusta. Jätä tarjouspyyntö tai soita numeroon +358 50 327 9734.
Lähteet
- Työterveyslaitos: Monitilatoimistolla voi olla pitkäaikaisia hyvinvointivaikutuksia – ttl.fi
- Työterveyslaitos: Monitilatoimistossa työntekijä voi vaihtaa paikkaa tehtävien mukaan – ttl.fi
- Työterveyslaitos: Työtilamuutos tulossa? Työntekijätyyppien muodostaminen helpottaa suunnittelua – ttl.fi
- Senaatti: Monitilatoimisto – senaatti.fi
- Työsuojeluhallinto: Manual lifting (käsin tehtävät nostot ja siirrot) – tyosuojelu.fi
- Työsuojeluhallinto: Älä joudu alihankkijasi virheiden maksajaksi – ota selvitysvelvollisuus haltuun – tyosuojelu.fi
- Tukes: Mitä sähkötöitä saan tehdä itse? – tukes.fi
- Finlex: Tiekuljetussopimuslaki 345/1979 – finlex.fi