Muuton aikana asiakirjat ja laitteet ovat hetken poissa lukitusta tilasta: käytävällä, hississä ja kuorma-autossa. Arkistossa voi olla asiakkaiden henkilötietoja, henkilöstöasiakirjoja ja sopimuksia, ja tietokoneissa ja palvelimissa vielä enemmän. Flyto Oy on helsinkiläinen muuttoyritys, joka on tehnyt yli 10 000 muuttoa vuodesta 2018. Tällä sivulla kerromme, mitä tietosuoja-asetus, arkistolaki ja tiedonhallintalaki edellyttävät tilaajalta, miten arkistot ja IT-laitteet siirretään hallitusti, miten tarpeettomat laitteet hävitetään ja mitä muuttofirmalta kannattaa vaatia sopimuksessa. Koko toimiston muutosta kerromme sivulla toimistomuutto.
Tilaajan velvoitteet eivät siirry muuttofirmalle
Vastuu tiedoista pysyy tilaajalla myös muuton ajan. Tärkeimmät velvoitteet ovat nämä:
| Velvoite | Lähde | Mitä se tarkoittaa muutossa |
|---|---|---|
| Rekisterinpitäjä vastaa henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuudesta koko käsittelyn elinkaaren ajan | Tietosuojavaltuutetun toimisto | Muutto on osa elinkaarta, joten suojaus suunnitellaan etukäteen |
| Rekisterinpitäjän ja käsittelijän on suojattava henkilötiedot riskiä vastaavasti | Tietosuojavaltuutetun toimisto | Lukittavat välineet, luovutuskuittaus ja rajattu pääsy aineistoon |
| Kadonneet tai luvattomalle taholle päätyneet henkilötiedot ovat tietoturvaloukkaus, joka on dokumentoitava | Tietosuojavaltuutetun toimisto | Poikkeamat kirjataan heti ja ilmoitetaan tilaajan tietosuojavastaavalle |
| Asiakirjat säilytetään niin, että ne ovat turvassa tuhoutumiselta, vahingoittumiselta ja asiattomalta käytöltä | Arkistolaki 831/1994, 12 § | Koskee muun muassa valtion, kuntien ja hyvinvointialueiden viranomaisia sekä julkista tehtävää hoitavia |
| Tietoaineistojen tietoturvallisuus varmistetaan koko elinkaaren ajan riskiarvion mukaan | Tiedonhallintalaki 906/2019, 13 § | Julkisen hallinnon organisaatio arvioi muuton riskit ennen siirtoa |
Jos palveluntarjoaja käsittelee henkilötietoja rekisterinpitäjän lukuun, tietosuoja-asetus edellyttää sopimusta, jossa vahvistetaan käsittelyn kohde, kesto, luonne ja tarkoitus sekä osapuolten velvollisuudet (28 artikla). Tietosuojavaltuutetun toimiston mukaan käsittelijän on avustettava rekisterinpitäjää muun muassa tietoturvassa ja tietoturvaloukkausten ilmoittamisessa. Arvioikaa oman tietosuojavastaavanne kanssa, katsotaanko suljettujen arkistolaatikoiden kuljetus käsittelyksi. Muuttotiimin ei tarvitse avata laatikoita, ja se kannattaa kirjata sopimukseen.
Ennen muuttoa: luokittele ja karsi
Suurin osa tietoturvariskistä poistuu jo ennen muuttopäivää, kun aineisto käydään läpi:
- Luokittele aineisto. Erottele julkinen ja sisäinen materiaali luottamuksellisesta ja salassa pidettävästä. Vain jälkimmäiset tarvitsevat lukittavat välineet ja luovutuskuittauksen, mikä pitää muuton suunnitelman selkeänä.
- Tarkista säilytysajat. Aineisto, jonka säilytysaika on päättynyt, hävitetään ennen muuttoa, eikä sitä kuljeteta uuteen tilaan.
- Nimeä vastuuhenkilöt. Jokaisella arkistolla ja laitekokonaisuudella on tilaajan puolelta nimetty henkilö, joka pakkaa tai valvoo pakkausta.
- Varmista vastaanottotila. Uuden tilan lukittavan arkistohuoneen ja palvelintilan on oltava valmiina ja kulkuoikeuksien määritettyinä ennen kuin aineisto saapuu.
- Tee laiteluettelo. Tietokoneet, näytöt, palvelimet ja tallennusvälineet listataan, jotta jokainen laite löytyy perillä.
Lukittavat arkistorullakot ja tietosuojalaatikot
Luottamuksellisen paperiaineiston siirrossa käytetään yleisesti seuraavia käytäntöjä:
- Lukittavat arkistorullakot. Hyllyvälin sisältö siirretään pyörällisessä, lukittavassa rullakossa, jolloin kansioiden järjestys säilyy eikä aineistoa tarvitse pakata laatikoihin.
- Tietosuojalaatikot. Kannelliset laatikot suljetaan numeroidulla sinetillä tai lukolla heti pakkauksen jälkeen.
- Numerointi ilman sisältökuvausta. Laatikon kylkeen merkitään numero ja kohdetilan koodi, ei tietoa sisällöstä. Sisältöluettelo jää tilaajalle.
- Liikkuvat arkistohyllyt. Siirtohyllyjen purku ja asennus sovitaan valmistajan tai asentajan kanssa.
Sovimme kartoituksessa, millaisia lukittavia välineitä muutossa käytetään, kuka ne hankkii ja kuinka monta tarvitaan. Arkiston laajuus kannattaa kertoa hyllymetreinä jo tarjouspyynnössä, koska se ratkaisee tarvittavien rullakoiden ja laatikoiden määrän sekä muuton keston.
Ketjutettu käsittely ja luovutuskuittaus
Tietoturvallisen muuton ydin on, että jokaisella hetkellä tiedetään, kenen hallussa aineisto on:
- Pakkaus. Tilaajan henkilöstö pakkaa tai valvoo pakkausta ja kirjaa laatikko- ja sinettinumerot luetteloon.
- Luovutus. Tilaajan edustaja ja Flyton projektipäällikkö kuittaavat määrät ja sinetit.
- Kuljetus. Aineisto viedään suoraan uuteen tilaan tai sovittuun välivarastoon, ja reitti ja aikataulu on kirjattu.
- Vastaanotto. Tilaajan edustaja tarkistaa sinetit ja määrän ja kuittaa vastaanoton. Rikkoutunut sinetti tai puuttuva laatikko kirjataan heti.
- Purku lukittuun tilaan. Laatikot viedään suoraan arkistohuoneeseen, eikä niitä jätetä käytäville.
Kuittaukset säilytetään tilaajan muuttodokumentaation mukana, jotta käsittelyketju voidaan tarvittaessa osoittaa jälkikäteen.
Jos arkistoa ei tarvita heti, sen voi viedä Malmin lämpimään varastoomme (varastointi). Säilytystapa ja luovutuskuittaus sovitaan silloin erikseen.
IT-laitteet ja palvelimet yhdessä IT-kumppanin kanssa
| Osapuoli | Tehtävät |
|---|---|
| Asiakkaan IT-kumppani | Varmuuskopiot, sammutus, irrotus, kaapeloinnin dokumentointi, kytkentä ja testaus uudessa tilassa |
| Tilaaja | Laiteluettelo, levyjen salaus, tietoliikenneyhteyksien tilaaminen ajoissa ja käyttäjien ohjeistus |
| Flyto | Pakkaus, kanto, kuljetus ja sijoitus numeroiduille paikoille IT-kumppanin suunnitelman mukaan |
Palvelinkaapit ja verkkolaitteet siirretään IT-kumppanin laatiman suunnitelman mukaan, ja kumppanin edustaja on usein paikalla sekä purussa että kytkennässä. Tietosuojavaltuutetun toimisto mainitsee tietojen salauksen yhtenä suojatoimena, ja salaus pienentää riskiä, jos laite katoaa. Kuljetuksia suojaa tiekuljetusvakuutus, jonka lakisääteinen vastuu on 20 €/kg, ja arvokkaille laitteille saa lisävakuutuksen irtaimiston arvon mukaan (muuttovakuutus). Kumpikaan ei palauta tietoja, joten varmuuskopio tehdään aina ennen muuttoa. Yksittäiset laitesiirrot hoituvat yrityslogistiikkana.
Työpisteiden paperit ja henkilöstön ohjeet
Arkiston lisäksi luottamuksellista aineistoa on työpisteissä: tulosteita, muistiinpanoja ja lukittavien laatikostojen sisältöä. Henkilöstölle kannattaa antaa kirjalliset ohjeet ennen muuttoviikkoa:
- Luottamukselliset paperit pakataan omiin, erikseen merkittyihin ja suljettuihin laatikoihin, ei tavallisten toimistotarvikkeiden sekaan.
- Pöydille ja hyllyille ei jätetä papereita muuttotiimin pakattavaksi.
- Lukittavat laatikostot tyhjennetään tai lukitaan, ja avaimet kulkevat tilaajan vastuuhenkilön mukana, eivät kalusteen mukana.
- Muistitikut, ulkoiset kiintolevyt ja muut irralliset tallennusvälineet kulkevat IT-kumppanin tai käyttäjän mukana.
- Tarpeettomat paperit laitetaan tietoturvallisen hävityksen keräysastiaan jo ennen pakkausta.
Tietoturvallinen hävitys ja SER-laitteet
Muutto on hyvä hetki karsia vanhat paperit ja laitteet, mutta tiedot on hävitettävä ennen kuin tavara lähtee kierrätykseen. Paperiaineisto, jonka säilytysaika on päättynyt, ohjataan tietoturvallisen hävityksen palveluun lukittavissa keräysastioissa, ja hävityksestä kannattaa pyytää todistus tai raportti. Hävitettävät paperit eivät kulje avoimissa jätesäkeissä muiden poistojen mukana.
Laitteista tieto on poistettava luotettavasti. Traficomin Kyberturvallisuuskeskuksen mukaan tiedon tuhoaminen matkapuhelimesta eroaa tiedon tuhoamisesta palvelimen kovalevyltä, ja jos tyhjennyksen todennettavuudessa on puutteita, luotettava menetelmä voi olla fyysinen tuhoaminen. Tyhjennyksen tai tuhoamisen tekee IT-kumppani tai siihen erikoistunut palveluntarjoaja.
Tämän jälkeen laitteet ovat sähkö- ja elektroniikkaromua eli SER:iä. Osa SER-laitteista sisältää vaarallisia aineita, ja laitteiden valmistajilla ja maahantuojilla on tuottajavastuu romun jätehuollosta. Tyhjennetyt laitteet ja poistokalusteet voimme kuljettaa kierrätykseen samalla muuttokerralla, katso kierrätyspalvelu.
Mitä muuttofirmalta kannattaa vaatia sopimuksessa
- Nimetty vastuuhenkilö koko muutolle. Flytolla jokaisella yritysmuutolla on oma projektipäällikkö.
- Kirjallinen muuttosuunnitelma, jossa luottamuksellinen aineisto on eritelty.
- Luovutuskuittaus sinetti- ja laatikkonumeroineen sekä lähdössä että perillä.
- Kuljetus suoraan kohteeseen tai kirjallisesti sovittu välivarastointi.
- Salassapitoehto ja tieto siitä, käytetäänkö alihankkijoita.
- Tietosuoja-asetuksen 28 artiklan mukainen sopimus, jos kuljetus katsotaan henkilötietojen käsittelyksi.
- Poikkeamien ilmoittaminen heti tilaajan tietosuojavastaavalle.
- Sovittu menettely avaimille, kulkukorteille ja hälytyksille muuttopäivänä.
- Kirjallinen vahvistus siitä, että kaikki luetteloidut laatikot ja laitteet on vastaanotettu.
- Tilaajavastuulain selvitykset ennen sopimusta. Flyto kuuluu Luotettava Kumppani -ohjelmaan.
Julkisen organisaation muutossa vaatimukset kirjataan usein jo tarjouspyyntöön, ja Flyto toimittaa hankinnassa pyydetyt selvitykset (julkinen sektori). Hinta sovitaan kartoituksessa, ja muuttopaketin työvaiheet eritellään tarjouksessa. Google-arvosanamme on 4,9/5 yli 500 arvostelusta. Pyydä kartoitus sivulla yritysmuuton tarjouspyyntö tai soita +358 50 327 9734.
Lähteet
- Tietosuojavaltuutetun toimisto: Henkilötietojen käsittelyn roolit ja vastuut – tietosuoja.fi
- Tietosuojavaltuutetun toimisto: Henkilötietojen käsittelijän velvollisuudet – tietosuoja.fi
- Tietosuojavaltuutetun toimisto: Tietoturvaloukkaukset – tietosuoja.fi
- Finlex: Arkistolaki 831/1994 – finlex.fi
- Finlex: Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta 906/2019 – finlex.fi
- Traficomin Kyberturvallisuuskeskus: Tallennusvälineiden tyhjennys ja uusiokäyttö – kyberturvallisuuskeskus.fi
- Traficomin Kyberturvallisuuskeskus: Traficom ohjeistaa tietovälineiden turvalliseen tyhjentämiseen (27.6.2024) – kyberturvallisuuskeskus.fi
- Your Europe: Sähkö- ja elektroniikkalaiteromu – valmistajien ja tuottajien velvollisuudet – europa.eu
- Lassila & Tikanoja: Yrityksen sähkö- ja elektroniikkaromun kierrätys – lt.fi