Yritysmuutossa kriittisimmät tavarat ovat usein IT-laitteita: työasemat, näytöt, verkkolaitteet ja palvelinkaappi, jonka pitää toimia maanantaiaamuna. Flyto Oy on helsinkiläinen muuttoyritys, joka on hoitanut yli 10 000 muuttoa vuodesta 2018. IT-laitteiden siirrossa työnjako on selvä: yrityksen IT-kumppani irrottaa ja kytkee, Flyto suojaa, pakkaa, merkitsee ja kuljettaa. Tällä sivulla käymme läpi, mitä siirretään, miten merkintä ja kytkentäkartta tehdään, mitä akkujen kuljetuksesta pitää tietää, miten tietoturva hoidetaan matkalla ja kuka vastaa vanhojen laitteiden tietojen hävityksestä. Koko toimiston muutosta kerrotaan sivulla yritysmuutot.
Mitä siirretään
| Laite | Pakkaus ja käsittely | Huomioitavaa |
|---|---|---|
| Työasemat ja kannettavat | Pehmustetut laatikot tai rullakot, työpistenumero kylkeen | Kannettavat kulkevat usein työntekijän mukana; sovitaan etukäteen |
| Näytöt | Pystyasennossa pehmustetuissa laatikoissa tai rullakoissa, jalat ja varret irrotettuina | Näyttöpinnalle ei saa kohdistua painoa |
| Telakat, näppäimistöt, hiiret ja kaapelit | Suljettavat pussit työpisteittäin samaan laatikkoon koneen kanssa | Virtalähteet samaan pussiin |
| Tulostimet ja monitoimilaitteet | Liikkuvat osat lukitaan ja tarvikkeet irrotetaan valmistajan ohjeen mukaan | Leasinglaitteiden siirrosta voi olla sopimusehtoja |
| Verkkolaitteet | Kytkimet, reitittimet ja tukiasemat antistaattisiin pusseihin ja iskunvaimentavaan pakkaukseen | Merkintä kytkentäkartan mukaan |
| Palvelinkaapit | Tyhjennettynä tai laitteet paikallaan IT-kumppanin päätöksen ja valmistajan ohjeen mukaan | Paino, hissin kantavuus, ovien mitat ja kynnykset tarkistetaan kartoituksessa |
Kartoituksessa sovitaan myös, mitä ei siirretä. Seinään asennetut neuvottelutilojen näytöt ja AV-järjestelmät kannattaa irrottaa ja asentaa uudelleen samalla toimijalla, joka ne alun perin asensi, jotta takuut ja toimivuus säilyvät. Näyttöjen ja telineiden seinäkiinnityksestä uudessa tilassa kerrotaan sivulla akustiikka ja seinäkiinnitykset.
Työnjako IT-kumppanin kanssa
Paras tulos syntyy, kun kumpikin tekee sen, minkä osaa parhaiten. Flyto ei tee ohjelmallisia toimenpiteitä eikä avaa laitteita, ja IT-kumppanin ei tarvitse kantaa palvelinkaappia portaissa.
| Tehtävä | IT-kumppani | Flyto |
|---|---|---|
| Varmuuskopiot ja palvelinten alasajo | Vastaa | – |
| Laitteiden irrotus ja kaapeloinnin kuvaus | Vastaa | – |
| Kytkentäkartta ja laiteluettelo | Laatii | Merkitsee kuljetusyksiköt samaan numerointiin |
| Suojaus, pakkaus ja kuljetus | – | Vastaa |
| Palvelinkaapin siirto | Ohjeistaa | Vastaa siirrosta |
| Kanto numeroiduille paikoille | – | Vastaa |
| Kytkentä, käynnistys ja testaus | Vastaa | – |
| Pakkausten nouto | – | Vastaa |
Uuden tilan tietoliikenneyhteys kannattaa tilata hyvissä ajoin, jotta verkko on valmiina, kun laitteet saapuvat.
Merkintä ja kytkentäkartta
Merkintä ratkaisee, kuinka nopeasti toimisto on taas käytössä. Jokainen työpiste saa uuden tilan pohjapiirroksen mukaisen numeron, ja sama numero tulee jokaiseen laitteeseen, laatikkoon ja kaapelipussiin. Palvelinkaapin ja verkkolaitteiden osalta IT-kumppani laatii kytkentäkartan, josta näkyy, mikä kaapeli menee mihinkin porttiin, ja kuvaa kaapeloinnin ennen irrotusta. Me merkitsemme kuljetusyksiköt kartan tunnuksilla ja laadimme lähtöpäässä luettelon, jonka mukaan laitteet kuitataan perillä. Isoissa kohteissa kerroksittain erottuvat tarravärit nopeuttavat kantoa. Laatikoihin ei merkitä laitteen sisältöä tai arvoa, vaan pelkkä tunnus.
Antistaattiset ja iskunvaimentavat pakkaukset
Yleinen käytäntö on pakata piirilevyjä sisältävät irto-osat, kuten kiintolevyt, ja pienet verkkolaitteet antistaattisiin pusseihin, jotka suojaavat staattiselta sähköltä. Kokonaiset laitteet pakataan iskua vaimentaviin laatikoihin tai pehmustettuihin rullakoihin, jotka sidotaan autossa paikoilleen. Näytöt kuljetetaan pystyssä, ja painavat laitteet sijoitetaan kuorman alaosaan. Talvella laitteiden annetaan lämmetä sisätiloissa ennen käynnistystä, jotta tiivistynyt kosteus ei vahingoita elektroniikkaa.
Palvelinkaapit ja UPS-akut
Täysi palvelinkaappi voi painaa satoja kiloja, joten sen siirto suunnitellaan erikseen. Reitti, ovien ja hissin mitat, hissin kantavuus ja kynnykset tarkistetaan kartoituksessa, ja siirrossa käytetään sopivia nostovälineitä. IT-kumppani päättää, siirretäänkö laitteet kaapissa vai erikseen. Kaapin avaimet, kiskosarjat ja irrotetut osat kulkevat samassa kuljetuserässä kaapin kanssa.
UPS-laitteiden akut vaativat erityistä huomiota. Tukesin mukaan akut ovat kuljetusmääräysten kannalta vaarallisia esineitä, ja litiumioniakut luokitellaan kuljetuksessa aina vaarallisiksi. Sovellettavat vaatimukset riippuvat akun tekniikasta, kapasiteetista ja siitä, kuljetetaanko akku laitteen osana, laitteen mukana vai erillään. Vaarallisten aineiden tiekuljetuksissa noudatetaan VAK-lainsäädäntöä ja ADR-määräyksiä, joista Traficom kertoo tarkemmin. Siksi akkujen irrotus ja kuljetustapa sovitaan etukäteen UPS-laitteen toimittajan tai huoltajan kanssa, eikä vaurioituneita tai turvonneita akkuja kuljeteta muun irtaimiston mukana.
Tietoturva kuljetuksen aikana
- Lukittu ajoneuvo. Laitteet kuljetetaan lukitussa autossa, joka ei jää kuormattuna valvomatta, ja ajo tehdään suoraan uuteen osoitteeseen ilman välipurkua.
- Luovutusketju. Laitteet luovutetaan lähtöpäässä luettelon mukaan ja kuitataan perillä samaa luetteloa vasten. Jos laitteita välivarastoidaan, ne kirjataan varastoon ja sieltä ulos.
- Oma henkilökunta. Laitteita käsittelevät Flyton omat työntekijät, ja projektipäällikkö kertoo etukäteen, ketkä ovat paikalla.
Arkistojen ja luottamuksellisten asiakirjojen siirrosta kerrotaan sivulla tietoturvallinen muutto.
Käyttökatkon minimointi ilta- ja viikonloppuajoilla
Suurin osa IT-siirroista tehdään iltaisin tai viikonloppuisin. Tyypillinen järjestys on tämä: perjantaina iltapäivällä IT-kumppani ottaa varmuuskopiot ja ajaa palvelimet alas. Illalla Flyto pakkaa ja kuljettaa ensin palvelinkaapin ja verkkolaitteet, jotta verkko voidaan kytkeä ensimmäisenä, ja työasemat tulevat perässä. Lauantaina työasemat ja näytöt nostetaan numeroiduille työpisteille, ja IT kytkee ja testaa ne ennen maanantaita. Pienen toimiston laitteet siirtyvät usein yhden illan aikana. Jos kaikkea ei voi siirtää kerralla, kriittiset järjestelmät voidaan siirtää omana vaiheenaan. Tyhjät pakkaukset ja rullakot haetaan pois sovittuna päivänä, jotta työpisteet vapautuvat käyttöön. Viikkotason aikataulu on sivulla yritysmuuton muistilista, ja saman rakennuksen sisällä tehtävistä siirroista kerrotaan sivulla sisäiset siirrot.
Esimerkiksi Vapaus Bikesin toimistomuutossa siirsimme toimistotilan kalusteet ja laitteet, ja Islet Groupin muutossa Keilaniemen tornitaloon kerroskuljetukset ja logistiikka vaativat tarkkaa suunnittelua. Herkkien mittalaitteiden siirrosta kerrotaan sivulla laboratoriomuutto.
Tarkistuslista IT-vastaavalle ennen kartoitusta
Kartoitus sujuu nopeimmin, kun seuraavat tiedot ovat valmiina:
- laiteluettelo määrineen: työasemat, näytöt, telakat, tulostimet ja verkkolaitteet
- palvelinkaappien määrä, koko ja arvioitu paino sekä tieto UPS-laitteista ja niiden akuista
- laitteet, jotka kulkevat työntekijöiden mukana, ja laitteet, jotka poistetaan käytöstä
- aikaikkuna, jonka aikana järjestelmät saavat olla alhaalla
- uuden tilan valmius: tietoliikenneyhteys, verkkokaapelointi ja sähköt työpisteillä
- kulkuluvat, hissivaraukset ja lastauspaikat molemmissa kiinteistöissä
- arvokkaimpien laitteiden arvot lisävakuutusta varten
- IT-kumppanin yhteyshenkilö, joka on tavoitettavissa muuton aikana
Näiden perusteella teemme aikataulun, jossa jokaisella vaiheella on vastuuhenkilö kummallakin puolella, ja projektipäällikkö käy sen läpi IT-kumppanin kanssa ennen muuttoviikkoa.
Vakuutus: tiekuljetusvakuutus ja lisävakuutus
Kuljetukset kulkevat tiekuljetusvakuutuksella, jossa tiekuljetussopimuslain mukainen vastuu on 20 €/kg. Painoon perustuva korvaus ei vastaa kevyen mutta kalliin laitteen arvoa, joten IT-laitteille kannattaa ottaa lisävakuutus laitteiden arvon mukaan. Arvo ilmoitetaan tarjousvaiheessa laiteluettelon perusteella. Lue lisää sivulta muuttovakuutus.
Vanhat laitteet: SER-kierrätys ja tietojen hävitys
Muutto on hyvä hetki poistaa käytöstä vanhat koneet, näytöt ja tulostimet. Sähkö- ja elektroniikkalaitteet kuuluvat tuottajavastuun piiriin, ja kuljetamme ne SER-kierrätykseen erillään muista tavaroista, katso toimistokalusteiden kierrätys. Tietojen hävitys on kuitenkin tilaajan vastuulla. Tietosuojavaltuutetun toimiston mukaan rekisterinpitäjän on suunniteltava henkilötietojen säilytysaika, ja kun tietoja ei enää tarvita, ne on anonymisoitava tai poistettava. SER-kierrätyksen ohjeen mukaan tiedon tyhjentäminen ja tehdasasetusten palautus eivät tuhoa tietoa lopullisesti. Käytännössä IT-kumppani ylikirjoittaa tai tuhoaa tallennusvälineet ennen kuin laitteet lähtevät kierrätykseen. Flyto ei käsittele laitteiden sisältämiä tietoja.
Hinta sovitaan kartoituksessa, jossa käydään läpi laitemäärä, palvelinkaapit, reitit ja aikataulu. Laskutamme verkkolaskuna. Kustannusten muodostumisesta kerrotaan sivulla yritysmuuton hinta. Pyydä maksuton kartoitus sivulla yritysmuuton tarjouspyyntö tai soita +358 50 327 9734.
Lähteet
- Tukes: Lifecycle of lithium-ion batteries (akkujen kuljetus) – tukes.fi
- Traficom: Vaarallisten aineiden kuljetus tiellä – traficom.fi
- Tietosuojavaltuutetun toimisto: Säilytyksen rajoittaminen – tietosuoja.fi
- Tietosuojavaltuutetun toimisto: Processors’ responsibilities (käsittelijän velvollisuudet) – tietosuoja.fi
- SER-kierrätys: Laitteiden tietoturvallinen kierrättäminen – serkierratys.fi
- Suomi.fi: Tuottajavastuu jätehuollossa – suomi.fi
- Finlex: Tiekuljetussopimuslaki 345/1979 – finlex.fi