Kun toimistoon, myymälään tai uuteen toimitilaan tilataan kalusteita, tilaus on vasta puolet työstä. Jonkun pitää noutaa erät, kantaa ne oikeaan kerrokseen ja huoneeseen, koota ne pohjapiirroksen mukaan ja viedä pahvit pois ennen kuin henkilöstö tulee töihin. Flyto Oy on helsinkiläinen muuttoyritys vuodesta 2018, ja hoidamme kalustetoimitukset yrityksille omalla henkilökunnalla ja 15–55 m³:n kalustolla. Tällä sivulla kerromme, mitä kalustetoimitus sisältää, miten usean toimittajan erät kootaan yhdeksi toimitukseksi, mitä rakennustyömaalle toimittaminen vaatii ja miten poikkeamat kirjataan vastaanotossa. Kaikki yrityspalvelumme on koottu sivulle yrityslogistiikka.
Mitä kalustetoimitus sisältää
| Vaihe | Mitä teemme | Mitä tarvitsemme tilaajalta |
|---|---|---|
| Nouto | Haemme kalusteet kalustetoimittajalta tai sen varastolta sovittuna päivänä | Nouto-osoite, tilausnumero tai lähetteen tiedot ja toimittajan yhteyshenkilö |
| Kuljetus | Kuljetamme kalusteet suojattuina ja kiinnitettyinä 15–55 m³:n autoilla | Toimitusosoite, lastauspaikka ja tieto katualueen varauksen tarpeesta |
| Kanto | Kannamme kalusteet oikeaan kerrokseen ja huoneeseen, emme jätä niitä aulaan | Pohjapiirros tai sijoituskartta sekä hissin ja kulkureitin tiedot |
| Asennus | Kokoamme sähköpöydät, sermit, neuvottelukalusteet, kaapistot ja säilytysjärjestelmät heti toimituksen jälkeen | Valmistajan asennusohjeet ja tieto seinä- tai lattiakiinnityksistä |
| Pakkausjäte | Viemme pahvit, muovit ja suojamateriaalit pois samalla käynnillä | Tieto, halutaanko osa pakkauksista säilyttää |
Asennus heti toimituksen jälkeen on palvelun tärkein etu. Kalusteet eivät jää laatikoissa käytävälle odottamaan erillistä asentajaa, ja pakkausjäte lähtee samalla autolla. Suomi.fi:n yrityksille suunnatun ohjeen mukaan yrityksen on järjestettävä muun muassa kartongin ja muovin erilliskeräys, joten suuri pahvikuorma täyttäisi muuten talon jätetilat nopeasti. Sovimme toimitusajan kalustetoimittajan kanssa niin, että asennustiimi on paikalla, kun erä saapuu. Pelkästä kokoamisesta ilman kuljetusta kerrotaan sivulla toimistokalusteiden asennus.
Koontitoimitus: usean toimittajan kalusteet yhdellä kertaa
Uuden toimiston kalusteet tulevat harvoin yhdeltä toimittajalta. Sähköpöydät tulevat yhdeltä, neuvotteluhuoneen kalusteet toiselta ja puhelinkopit kolmannelta, ja jokaisella on oma toimitusviikkonsa. Jos jokainen erä ajetaan erikseen perille, hissi varataan monta kertaa, pahvia kertyy käytäville ja joku yrityksestä joutuu kuittaamaan jokaisen lähetyksen.
Koontitoimituksessa noudamme erät toimittajilta sitä mukaa kuin ne valmistuvat ja säilytämme ne lämpimässä varastossamme Malmilla (Ormuspellontie 20). Kun kaikki on koossa ja tilat ovat valmiit, tuomme kalusteet perille yhdellä toimituskierroksella ja asennamme ne. Varastoiduista kalusteista pidämme inventaariota ja otamme valokuvat, joten tiedätte ennen toimituspäivää, mitä on saapunut ja mitä vielä puuttuu. Välivarastoinnin laajuus ja kesto sovitaan kartoituksessa. Lue lisää sivulta varastointi.
Koontitoimituksen suunnittelua varten tarvitsemme listan toimittajista ja tilausnumeroista, arvioidut valmistumisviikot sekä tiedon siitä, mitkä tilat kalustetaan ensin. Kun jokin erä myöhästyy, voimme tuoda valmiit erät perille ensin ja myöhästyneen erän erikseen, ilman että koko toimitus odottaa.
Toimitus uudiskohteeseen tai remonttityömaalle
Kun uusi toimitila valmistuu, kalusteet halutaan usein sisään jo ennen virallista luovutusta. Silloin toimitus menee rakennustyömaalle, ja sitä koskevat eri säännöt kuin valmista toimistoa.
- Veronumero ja kuvallinen tunniste. Verohallinnon ohjeen mukaan yhteisellä rakennustyömaalla työskentelevä ei saa aloittaa työtä eikä saa kulkulupaa ennen kuin hänellä on kuvallisessa tunnisteessa veronumerorekisteriin merkitty veronumero (työturvallisuuslaki 52 a §). Tunnistetta ei tarvita, jos henkilö vain tuo tavaraa tilapäisesti työmaalle eikä osallistu rakennustyöhön. Verohallinnon tiedonantovelvollisuusohjeen mukaan kuljettajaa pidetään kuitenkin työmaalla työskentelevänä, jos hän osallistuu työntekoon muualla kuin auton lavalla tai sen välittömässä läheisyydessä. Kun kalusteet kannetaan sisään ja kootaan, raja ylittyy tyypillisesti.
- Työntekijätiedot päätoteuttajalle. Jokaisen yhteisellä rakennustyömaalla toimivan yrityksen on toimitettava päätoteuttajalle tiedot työmaalla työskentelevistä työntekijöistään ennen työn aloittamista. Päätoteuttaja ilmoittaa tiedot kuukausittain Verohallinnolle. Kerro kartoituksessa, onko kohde yhteinen rakennustyömaa, niin tunnisteet ja kulkuluvat sovitaan päätoteuttajan kanssa hyvissä ajoin.
- Aikataulutus urakoitsijan kanssa. Kalusteet kannattaa tuoda vasta, kun lattiat, maalaukset ja pääasennukset ovat valmiit. Muuten pöydät pölyyntyvät ja joutuvat muiden töiden tielle. Sovimme toimituspäivän työmaan vastuuhenkilön kanssa, ja jos valmistuminen siirtyy, erät voivat odottaa Malmilla.
- Nosto- ja hissiajat. Työmaan tavarahissi ja lastausalue jaetaan usein urakoitsijoiden kesken vuoroihin. Varaamme ajan etukäteen ja mitoitamme tiimin niin, että kuorma ehtii ylös varatussa ajassa. Jos auto tarvitsee katualuetta Helsingissä, kaupungille tehdään ilmoitus vähintään seitsemän vuorokautta ennen työn alkua.
Toimitus käytössä oleviin tiloihin iltaisin ja viikonloppuisin
Kun toimisto tai myymälä on auki, kalusteiden kantaminen käytävillä ja laatikoiden purkaminen työpisteiden keskellä häiritsee kaikkia. Siksi teemme toimituksia ja asennuksia myös iltaisin ja viikonloppuisin. Tyypillinen järjestely on tämä: vanhat kalusteet siirretään tai puretaan perjantai-iltana, uudet kootaan lauantaina ja pakkausjäte on poissa ennen maanantaiaamua. Avaimet, hälytykset ja hissiaika sovitaan tilaajan ja talon huollon kanssa etukäteen. Jos vanhat kalusteet siirtyvät toiseen kerrokseen, se hoituu samalla tilauksella (katso sisäiset siirrot). Jos ne poistuvat kokonaan, katso toimitilan tyhjennys.
Tarkastus vastaanotossa
Kuljetusvaurio tai puuttuva osa huomataan helpoimmin silloin, kun pakkaus käsitellään ensimmäisen kerran. Siksi tarkastamme erät noudettaessa ja purettaessa ja kirjaamme poikkeamat heti:
- Laatikoiden määrä verrataan lähetteeseen tai rahtikirjaan noudettaessa.
- Näkyvästi vaurioituneet pakkaukset valokuvataan ennen avaamista, ja huomautus merkitään kuittaukseen.
- Kokoamisen yhteydessä tarkistetaan, että osat ja kiinnikkeet ovat tallella.
- Vauriot ja puuttuvat osat kootaan kuvalliseksi listaksi, joka lähetetään tilaajalle.
Reklamaation kalustetoimittajalle tekee tilaaja tai sisustusarkkitehti, koska kauppasopimus on heidän ja toimittajan välinen. Toimitusehdoissa on usein lyhyt määräaika huomautuksille, joten heti tehty kirjaus on arvokas. Omien kuljetustemme aikana kalusteita suojaa tiekuljetusvakuutus, jonka vastuu on 20 €/kg. Arvokkaille kalusteille saa lisävakuutuksen irtaimiston arvon mukaan (katso muuttovakuutus).
Yhteistyö kalustemyyjien ja sisustusarkkitehtien kanssa
Kaikilla kalustemyyjillä ja sisustusarkkitehtitoimistoilla ei ole omaa asennustiimiä pääkaupunkiseudulla. Silloin toimimme niiden toimitus- ja asennuskumppanina. Saamme pohjapiirroksen ja tilausvahvistukset, noudamme erät, asennamme kalusteet sijoituskartan mukaan ja lähetämme valmistumisesta kuvat. Laskutuksesta sovitaan tapauskohtaisesti: lasku menee joko loppuasiakkaalle tai kalustemyyjälle verkkolaskuna, ja siihen merkitään projektin viite. Flyto on mukana Luotettava Kumppani -palvelussa, josta tilaaja saa tilaajavastuulain edellyttämät tiedot.
Asennus- ja haalausosaamisemme näkyy yritysmuuttojen referensseissä. Behind Median toimistomuutossa haalasimme puhelin- ja neuvottelukopit oikeille paikoille ja teimme koko työn yhden toimistopäivän aikana. Vapaus Bikesille purimme neuvottelukopin ja kasasimme sen asiakkaan haluamalle paikalle. Bonavan muutossa Sanomatalon sisällä purimme ja asensimme uudelleen kymmeniä työpisteitä sovitun työmääräyksen mukaan.
Toistuvat toimitukset sopimusasiakkaille
Jos kalusteita tulee säännöllisesti, esimerkiksi uusiin toimipisteisiin, myymälöiden kausivaihtoihin tai kasvavan yrityksen uusille työpisteille, jokaista toimitusta ei kannata kilpailuttaa erikseen. Sopimusasiakkaan kanssa toimitusmalli sovitaan kerran: nouto-osoitteet, välivarastointi Malmilla, toimitusten ilmoitusaika ja laskutus. Sen jälkeen tilaukseen riittää yksi viesti, ja joka kerta on sama yhteyshenkilö ja sama hinnoittelu. Laskulle voi merkitä kustannuspaikan tai projektin viitteen. Sama malli sopii messu- ja tapahtumalogistiikkaan sekä toimipisteiden välisiin sopimuskuljetuksiin, joissa kalusteet ja materiaalit kulkevat säännöllisesti samoja reittejä.
Hinta ja tarjous
Kalustetoimituksen hinta sovitaan kartoituksessa. Siihen vaikuttavat noutopaikkojen ja erien määrä, kalusteiden määrä ja asennustyön laajuus, kerrokset ja hissit, työmaan kulkujärjestelyt, välivarastoinnin kesto ja ajankohta. Lähetä pohjapiirros, tilausvahvistukset ja toivottu aikataulu sivulla yritysmuuton tarjouspyyntö tai soita numeroon +358 50 327 9734. Flyto on hoitanut yli 10 000 muuttoa, ja Google-arvosanamme on 4,9/5 yli 500 arvostelusta. Jos kalusteiden vaihto liittyy koko toimiston muuttoon, katso yritysmuutot.
Lähteet
- Verohallinto: Veronumero ja julkinen veronumerorekisteri (syventävä vero-ohje, 31.3.2022) – vero.fi
- Verohallinto: Rakentamisen tiedonantovelvollisuus (syventävä vero-ohje, 1.1.2025) – vero.fi
- Finlex: Työturvallisuuslaki 738/2002 (52 a §) – finlex.fi
- Suomi.fi: Yrityksen jätehuollon järjestäminen – suomi.fi
- Helsingin kaupunki: Kaduilla ja puistoissa tehtävät työt (katualueen tilapäinen käyttö) – hel.fi